Hôtesse d'accueil chargée des affaires générale, de la population et du secrétariat des[]

Vos missions en quelques mots Agent en charge de l'accueil du public, de la gestion des affaires administratives (état civil, cimetière, élections, urbanisme, gestion des salles) et du secrétariat des élus sous la direction du Secrétaire général de mairie. Temps complet exercé sur 4 jours (dont 1 samedi matin par mois). Rémunération selon la grille indiciaire RIFSEEP CNAS Participation mensuelle aux contrats d'assurance de santé et de prévoyance du CDG 37. ACTIVITES PRINCIPALES : 1- Affaires générales : - Accueil du public sur place ou par téléphone - Gestion du courrier ( Ouverture, tri, et numérisation du courrier, gestion de la machine à affranchir) - Affichage réglementaire et informatif - Travaux de bureautique - Délivrance de documents administratifs : attestations d’accueil, débits de boisson - Locations de salles (Suivi du planning, gestion des conventions) - Urbanisme : réception et enregistrement des demandes d’autorisation relatives au droit des sols, délivrance de renseignements courants auprès des pétitionnaires - Suivi des réclamations des administrés 2- Population : - Préparation et rédaction des actes d'Etat Civil et tenue des registres - Gestion des attestations d'accueil - Gestion du cimetière - Recensement militaire - Suivi des demandes de logement - Elections (Révision de la liste électorale, Organisation matérielle des scrutins) 3- Secrétariat des élus - Suivi de la planification des réunions et de l’agenda des élus, (Réservation des salles de réunion, Envoi des convocations, Fixation des rendez-vous) - Gestion des invitations aux manifestations à caractère exceptionnel (présentation des vœux, journées commémoratives…) Profil recherché SAVOIRS-FAIRE : - Connaitre les principes de base de la communication écrite et orale - Connaitre les domaines de compétences des communes et leur organisation - Connaitre les principes de base en matière de relations entre l’administration et les usagers - Connaitre la règlementation relative à l’Etat Civil - Maîtriser les outils internet et de bureautique (Internet Explorer, Outlook Express, Word, Excel…) - Notions de base en urbanisme QUALITÉS PERSONNELLES : - Contact agréable, qualités humaines : amabilité, disponibilité - Bonne présentation - Rigueur, méthode et réactivité - Capacité à traiter des tâches variées et à passer de l’une à l’autre - Discrétion professionnelle - Curiosité pour les nouvelles technologies de l’information et de la communication