Coordinateur documents officiels / officials documents coordinator h/f

Description du poste

Intitulé du poste

Coordinateur documents officiels / Officials Documents Coordinator H/F

Contrat

CDI

Rôles et responsabilités

Vous assurez un support à la flotte via la gestion des documents officiels (enregistrement pavillon, ISM, ISPS, MLC, certificats statutaires et classe délivrés par le pavillon et/ou l’organisation reconnue par le pavillon) des navires en opération sous pavillons Français et étrangers sur la flotte allouée :

1. Contrôler quotidiennement la validité des documents.
2. Initier, coordonner et suivre les visites statutaires et classe selon procédure,
3. Initier, coordonner et programmer les audits externes (ISM/ISPS/MLC – ASI/FSI/Visite spéciale) avec les autorités du pavillon.
4. Suivre les non-conformités (audits externes) / recommandations / observations statutaires et classe (délégation et notations de classe) et rappeller toutes les échéances aux membres de la cellule.
5. Prendre en charge les demandes transversales liées aux certificats ou à la réglementation à l’échelle de toute la flotte.

Mettre à disposition à bord les documents officiels originaux.
Vous gérez les dossiers relatifs à tout changement administratif des navires de la flotte BOS en fonction des procédures pavillons et délais communiqués :

6. Préparer l’instruction des dossiers administratifs d’enregistrement auprès des autorités du pavillon en collaboration avec les différents services.
7. Transmettre les différents nouveaux titres aux bords et personnes concernées et communiquer les informations de changements aux clients internes et externes.

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You will provide support to the fleet by managing official documents (flag registration, ISM, ISPS, MLC, statutory and class certificates issued by the flag and/or the organization recognized by the flag) for vessels operating under French and foreign flags on the allocated fleet:

8. Check the validity of documents on a daily basis.
9. Initiate, coordinate and monitor statutory and class surveys according to procedure,
10. Initiate, coordinate and schedule external audits (ISM/ISPS/MLC - ASI/FSI/Special Survey) with flag authorities.
11. Follow up non-conformities (external audits) / recommendations / statutory and class observations (delegation and class ratings) and remind cell members of all deadlines.
12. Handle cross-fleet requests relating to certificates or regulations.
13. Make original official documents available on board,

Manage files relating to any administrative changes to vessels in the BOS fleet, in line with flag procedures and deadlines:

14. Prepare the administrative registration files with the flag authorities in collaboration with the various departments.
15. Transmit the various new titles to the ships and people concerned, and communicate information on changes to internal and external customers.

Profil

Vous avez une bonne expérience en gestion administrative, avec la prise en charge de plusieurs dossiers en autonomie et des délais stricts à respecter, idéalement dans le milieu maritime.

Vous avez également de réelles qualités en communication, un sens du service développé et une aptitude réelle pour le travail en équipe.

Vous avez une excellente communication orale et écrite, que cela soit en français ou en anglais.

La connaissance des règlementations maritimes serait un plus.

Vous avez une bonne connaissance et utilisation du pack Office, avec bonne maitrise d’EXCEL (TCD, recherches H, V) Outlook, PDF Creator, One Note, ainsi qu’une bonne connaissance d’une GED (Gestion Electronique de Documents).

La gestion des priorités et votre sens de l’organisation sont des qualités reconnues, ainsi que vos capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse.

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You have good experience in administrative management, with the ability to handle several files independently and meet strict deadlines, ideally in the maritime sector.

You also have excellent communication skills, a strong sense of service and a real aptitude for teamwork.

You have excellent oral and written communication skills, in both French and English.

Knowledge of maritime regulations would be a plus.

You have a good knowledge and use of the Office pack, with a good command of EXCEL (TCD, H, V searches) Outlook, PDF Creator, One Note, as well as a good knowledge of an EDM (Electronic Document Management).

Priority management and organizational skills are recognized qualities, as are your ability to write, summarize and analyze.