Office manager (h/f)

Description du poste :
En tant qu'Office Manager (F/H), vos missions seront les suivantes ?
Gestion Site
- Gérer la relation avec tous les sous-traitants et propriétaires de l'immeuble (Contrats maintenance,
Travaux,.)
- Gérer le stock et l'achat de fournitures de bureau
- Gérer les visiteurs, Clients et collaborateurs A2MAC1 (accueil, résa salle réunion, repas, taxi,...)
- Gérer la flotte de véhicules de flottes (assurance, carte énergie, entretien, ...)
- Gérer le courrier et l'expédition (y compris à l'International)
Support Operationnel
- Faire le relais RH (info processus, formation, documents standard, interlocuteur,.)
- Organiser les déplacements Professionnel (reservation Hotel, voiture, avion, train,.)
- Gérer les commandes et les factures du matériel spécifique Performance (moyen de mesure, moyen
d'essais,..)
- Gérer la flotte de véhicule essais (plaque W, assurance)
Comptabilité
- Editer des Commandes / Factures
- Gérer les archives
- Réaliser les réglements Fournisseurs
- Gérer les retards de paiement / relance
- Suivre le budget du Site (Infrastructure et Performance)
KEY MEASURES & INDICATORS (main KPIs used in the role)
1. Equipment à jour de maintenance et locaux propres et bien entretenus
2. Fichier de suivi facture / commande tenu à jour, envoi des factures au service Comptabilité en
temps et en heures
3. Satisfaction Client lors de la venue sur SIte
Description du profil :
Professional Background
- 5 ans minimum d'expérience en Gestion d'Entreprise
- Profil type Assistante Comptabilité, Assistante Direction
- BTS gestion / administration
- (Licence Management des Organisations parcours entreprenariat)
Skills & Abilities
- Autonomie dans la realization des taches
- Qualité organisationnelle
- Bon relationnel avec les Clients et collaborateurs
- Compétences gestion administrative et financière
- Etat d'esprit Analytique (création et suivi de tableau de gestion)
- Prise d'initiatives (Exemple : dans le cas d'une relance, d'une absence de réponse d'un
Fournisseur)
- Bonnes connaissances des sujets QHSE (y compris les notions de 5S)
- Intégrer la dimension Environnementale dans toutes les actions menées (empreinte carbone,
recyclage, collecte déchets,.)