Adjoint au responsable administratif et financier de l'ufr llcer (h/f)

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L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques Chiffres


* 23 935 étudiants.
* Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.
* 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique.
* 4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.
* 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
* 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans.
* 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

, L'adjoint.e au RAF de l'UFR LLCE-LEA assure, aux côtés et sous l'autorité du Responsable administratif de l'UFR des missions d'accueil et de coordination, de secrétariat de direction, de suivi budgétaire, et mène à bien certains dossiers qui lui sont ponctuellement confiés.

Description De La Fonction

* Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels enseignants et administratifs) et externes (usagers)
* Participer à l'instruction des dossiers en les préparant et en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière ; collaboration étroite avec la responsable administratif et financier
* Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiée (ex : habilitation dossiers pédagogiques des chargés de cours)
* Gérer le(s) agenda(s) des projets et contrôler les échéances
* Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données
* Participer à la préparation documentaire des Conseils d'UFR, des Réunions des responsables de formation et de département, des Conseils de Perfectionnement
* Assurer le lien entre l'UFR et les services centraux (scan de fichiers, frappe de documents, établissement, transmission et suivi des bordereaux visé s par le RAF)
* Envoi de courriel rappel, mise à jour de l'annuaire de l'UFR, rédaction / frappe de compte-rendu de réunions et conseils, d'attestations ainsi que d'autres documents administratifs selon modèle
* Alimenter des tableaux de suivi (ex : tutorat) ainsi que des tableaux de bord (ex : dossiers des chargés de cours)
* Organiser les opérations liées aux élections
* Mettre à jour les pages web de l'UFR
* Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
* Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe

COORDINATION UFR ET SERVICES CENTRAUX

* Rôle d'interface avec certains services centraux et partenaires extérieurs de l'UFR
* Assurer la coordination au sein de l'UFR de l'action des services centraux suivants :
* Service Logistique (service courrier, service manutention, service reprographie, service des clefs et serrures)
* Service du Patrimoine (gestion des menus travaux d'entretiens)

SUIVI DES COMMANDES DE L'UFR

En liaison avec le Responsable Administratif et Financier

* Etablir des demandes de devis auprès des fournisseurs de biens et de services
* Procéder à la saisie des commandes suivant la procédure établie sur l'application GFC
* Réceptionner et vérifier les livraisons
* Constater et enregistrer le service fait après livraison des marchandises
* Contrôler la gestion des stocks du matériel informatique et de bureau
* Tenir à jour l'inventaire des différents matériels

DOSSIERS PONCTUELS

* Chargé(e) du planning des salles de cours des formations de Licences et Masters de l'UFR LLCER-LEA

Participer à L'élaboration Du Festival Des Langues, Savoir

* Modes de fonctionnement des administrations publiques : bonne connaissance de l'environnement de l'Université
* Politiques, dispositifs et procédures propres à l'Université
* Environnement et réseaux professionnels
* Culture internet
* Connaissances et Application des techniques de communication

Savoir-faire

* Techniques d'élaboration de documents
* Utilisation de logiciels spécifiques à l'activité
* Savoir gérer son activité dans un calendrier et dans un cadre de gestion complexe
* Mettre en œuvre des procédures et des règles
* Mettre en œuvre une démarche qualité
* Capacité à travailler en autonomie tout en respectant des consignes hiérarchiques
* Capacité à travailler dans l'urgence

Savoir-être

* Travailler en équipe
* Sens relationnel, goût pour le contact avec un public polyvalent exigeant
* Sens de l'organisation
* Rigueur / Fiabilité
* Savoir naturellement rendre compte
* Communiquer et faire preuve de pédagogie
* Discrétion
* Disponibilité


Seniority level

* Seniority level

Entry level


Employment type

* Employment type

Full-time


Job function

* Job function

Administrative
* Industries

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