Office manager & chargé(e) d’appels d’offres

Nous recherchons un.e Office Manager & Chargé(e) d’Appels d’Offres pour travailler au sein de notre agence à Paris 14ème. L’agence : Dubuisson Architecture est une agence fondée en 2005 par Caroline et Thomas Dubuisson. Basée à Paris, Nantes et Nice, elle compte aujourd’hui une cinquantaine de collaborateurs, regroupant architectes, architectes d’intérieur, ingénieurs, experts BIM Revit et personnels administratifs. Elle intervient en marchés publics et privés depuis les études de faisabilité jusqu’à la mise en service sur des projets variés : équipements culturels et sportifs, tertiaires, retail… Fiche de Poste : 1) OFFICE MANAGEMENT & GESTION DE L'AGENCE Garantir le bon fonctionnement quotidien de l’agence et la qualité de l’organisation interne. > Organisation et fonctionnement Organisation et suivi du fonctionnement quotidien de l’agence Gestion logistique des bureaux (fournitures, équipements, maintenance, prestataires) Gestion des contrats d’assurance de l’agence (locaux professionnels, véhicules, responsabilité civile professionnelle, etc.) et suivi des échéances Gestion de la téléphonie et de l’accueil de l’agence : réception des appels téléphoniques orientation et transfert des appels gestion de la messagerie générale Gestion des contrats et abonnements liés au fonctionnement des bureaux (internet, téléphonie, services divers) > Coordination administrative Centralisation et diffusion des informations administratives importantes Gestion et archivage des documents administratifs de l’agence Suivi des procédures internes et amélioration continue de l’organisation administrative Gestion et suivi des contrats administratifs de l’agence (assurances, abonnements, prestataires) > Support à la gestion de l’agence Suivi et mise à jour de certains tableaux de pilotage administratif (planning, échéances, documents) Identification et anticipation des besoins organisationnels de l’agence 2) VEILLE ET COORDINATION DES APPELS D'OFFRES > Veille Accompagné du référent stratégique, identification et veille des appels d’offres publics et privés pertinents Transmission des opportunités à la direction et au référent stratégique > Préparation administrative des dossiers Constitution et mise à jour des pièces administratives de l’agence Compilation des documents nécessaires aux candidatures (références, attestations, certificats) Vérification de la conformité des dossiers > Coordination interne Organisation de la collecte des éléments nécessaires auprès des équipes Coordination des contributeurs internes impliqués dans les réponses Suivi des délais et relances > Mise en forme et dépôt Mise en forme finale des dossiers administratifs Préparation et dépôt des candidatures sur les plateformes de marchés publics Vérification de la complétude des dossiers Mise en page des supports graphiques > Suivi Suivi des échéances et des retours des consultations Archivage et organisation des dossiers d’appels d’offres > Hors périmètre Rédaction ou contenu des mémoires techniques Définition de la stratégie de réponse aux appels d’offres Arbitrages stratégiques concernant les candidatures > Gestion documentaire de l’agence Organisation et mise à jour de la base de références projets Structuration des dossiers de candidature Centralisation des CV et profils des équipes Mise à jour des documents institutionnels de l’agence > Logiciels : Suite Office Suite Adobe est un plus Contrat : Temps plein en présentiel Prise de poste ASAP (préavis accepté) Salaire selon expérience Lieu de travail : Paris 14ème Merci de nous faire parvenir votre CV au format .pdf à l’adresse suivante : jobs@dubuisson.eu Objet : " Office Manager & Chargé(e) d’Appels d’Offres