Secrétaire consultations externes

Objectif général du poste

Missions principales et rôle du poste dans l’organisation.


1. Assister les médecins en contribuant à la prise en charge médico-administrative et au suivi des patients en liaison avec les autres unités fonctionnelles internes ou externes à l’établissement
2. Contribuer au processus de traitement et de diffusion de l'information médicale au niveau interne et externe et à la gestion du dossier patient.

Responsabilités et missions

Détail des missions principales par thématique et liste des activités à responsabilité liées au poste.


Assurer l'accueil du patient, des familles et autre et organiser le parcours patient au sein de l’établissement :

3. Préparer les consultations (vérification du dossier médical, récupération des résultats des différents examens).
4. Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnes, les informer et les orienter.
5. Gérer les RDV de consultation et d’hospitalisation, en tenant compte des incidences sur l’organisation du service et vérifier la cohérence des plannings.
6. Assurer les convocations de consultation et d’hospitalisation ou les annulations de rendez-vous auprès des patients.
7. Organiser, si nécessaire, le transport des patients pour leur retour
8. Assurer la cotation des actes de consultation.


Assurer la circulation des informations entre les différents services de l'établissement et vers l'extérieur :

9. Numériser des documents dans les dossiers patients informatisés.
10. Gérer les boites mail et fax.
11. Transmettre le dossier à l'archivage ou à l'unité chargée de prendre ultérieurement en charge le malade.
12. Assurer l’enregistrement des données statistiques afférentes à l’activité du secteur consultations.

Prendre en charge les tâches administratives en lien avec le(s) médecin(s) :
13. Recevoir, gérer et transmettre les appels et messages téléphoniques.
14. Réceptionner, trier et diffuser le courrier.
15. Tenir l’agenda des médecins du service pour les prises de rendez-vous.
16. Frapper et archiver les courriers, les comptes rendus médicaux.


Participer à l'optimisation de l'organisation du service :

17. Contribuer à la réalisation ou à la mise en forme de procédures.
18. Veiller au bon fonctionnement et à la gestion des fournitures nécessaires à l'activité du service.

Liens hiérarchiques et fonctionnels / relations externes

Liens horizontaux et verticaux, avec ou sans relation hiérarchique.


Liens hiérarchiques et fonctionnels / relations externes :

19. Cadre des secrétariats, Direction des soins


Liens fonctionnels :

20. Médecins
21. Personnel des unités de soins

Bloc de compétences

Détail des compétences attendues sur le poste


Connaissances/Savoir-Faire

22. Maitriser les outils bureautiques et/ou les logiciels métiers
23. Maitriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
24. Posséder une aisance rédactionnelle
25. Connaître les bases de la réglementation hospitalière (souhaité)


Aptitudes Personnelles

26. Rigueur
27. Sens de l’organisation
28. Discrétion
29. Polyvalence
30. Travail en équipe

Formation / Diplômes

Détail exhaustif des qualifications, diplômes et certifications attendues sur le poste.


31. Niveau III ou IV en secrétariat médical exigé
32. Détail exhaustif des qualifications, diplômes et certifications attendues sur le poste.

Statut et conditions de travail


33. Le poste est basé à l’Institut de Cancérologie Strasbourg Europe ICANS
34. Rémunération proposée selon profil et expérience


Poste en CDI ou CDD d’1 an, prise de poste immédiate