L'établissement d'Hospitalisation à Domicile (HAD) est un hôpital public de l'AP-HP, en charge de près de 900 patients par jour, chez eux, auprès de leur famille et de leurs proches, principalement sur tout le territoire du Grand Paris. Plus grande structure publique d'hospitalisation à domicile en France, l'HAD possède une expertise spécifique dans le lien ville-hôpital et avec le secteur médico-social.
Missions générales:
- Assurer le secrétariat de la Direction des soins, des activités paramédicales et de la Direction des Ressources Humaines
- Gestion des appels téléphoniques
- Gestion des mails et des agendas
- Organiser les réunions: définir une date, convier les participants, réserver les salles, s'assurer de la disponibilité et de la fonctionnalité du matériel nécessaire
- Rédaction, saisie et diffusion des courriers, rapports, comptes rendus
- Traitement et circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques, suivi des dossiers
- Elaboration de tableaux de bord
Missions spécifiques:
-DSAP:
- Gestion administrative des stages des étudiants paramédicaux
o Planification des stages EIDE, AS en collaboration avec le cadre supérieur en charge de la gestion des stages
o Envoi des courriers et conventions relatifs aux stages
o Transmission des informations aux différentes unités de soins (cadres et tuteurs)
- Gestion de la Commission Locale des Soins Infirmiers de Rééducation et Médico-Technique:
o Planification des commissions
o Envoi des ordres du jour et des CR
o Organisation des élections
- Organisation des réunions de la DSAP
- Soutien en secrétariat de l'adjointe et des cadres supérieurs de santé de la DSAP
- Participation à la préparation des congrès, séminaires: soutien à la réalisation de posters, de présentations
- Participation à des réunions
-DRH:
- organisation des réunions de la Direction des Ressources Humaines: programmation
-Sens relationnel, diplomatie
-Méthode, rigueur et sens de l'organisation
-Esprit d'équipe
-Discrétion et disponibilité
-Qualités rédactionnelles
-Respect de la confidentialité et de la déontologie
-Adaptabilité, polyvalence
-Capacité à faire du reporting
CONNAISANCES ASSOCIEES
-Outils bureautiques : Maitriser Word, Excel, Outlook et Power Point, Teams
-Usage de l'IA,
-Missions de secrétariat
-Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
-Expérience de secrétariat de direction souhaitée
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