Relations fonctionnelles
En interne : Le secrétariat de direction générale adjointe des Solidarités, les secrétariats des directions de la DGA des Solidarités, les secrétariats et chefs de service de la Direction Sarthe Autonomie et Santé, les secrétariats des autres directions et services du Département. En externe : Les institutions et les partenaires.
Missions
Il apporte une assistance permanente au directeur adjoint en termes de gestion, d'organisation (instances, réunions, congés, rdv, logistique), de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Il organise et coordonne les informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement de la direction adjointe.
Il centralise et s’assure des réponses aux sollicitations (par mails, courriers, courriers signalés...) dans les délais fixés par la collectivité ou le cabinet
Il apporte un premier niveau de réponse auprès des partenaires et directions métier.
Il peut prendre en charge le suivi complet ou la coordination de dossiers spécifiques ou thématiques (à fort enjeux stratégiques et politiques pour certains) ou d’évènements particuliers, y compris RH.
Il peut participer à la préparation et au suivi budgétaire et analyser des données.
L’agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs (diffuser les usages et outils collaboratifs, accompagner les utilisateurs et remonter les besoins identifiés).
Il est référent auprès des secrétaires de service sur des outils métiers et procédures et en garantit la mise à jour.
Il assure le secrétariat du Conseil Départemental de la Citoyenneté et de l'Autonomie.
Il assure la continuité de service du secrétariat de direction et participe aux permanences téléphoniques des secrétariats de direction.
Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des politiques publiques afférentes au sujet et des réorganisations.
Activités principales
Accueil téléphonique
Gestion de fournitures de bureau
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Organisation et planification de réunions
Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures
Recherche d'informations
Rédaction de comptes-rendus
Rédaction de documents administratifs
Traitement informatique des dossiers
Réception, traitement et diffusion d'informations
Suivi du courrier du cadre ou de l'élu
Gestion de plannings
Assistance aux utilisateurs
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
Diplômes et niveaux d'expérience requis
CAP/BEP, expérience de 1 à 3 ans
Baccalauréat, débutant accepté
Caractéristiques particulières
Travail sur écran
Permanences
Savoirs
Avoir un bon niveau de culture générale
Connaissance des différents outils et usages internet
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs
Connaissance des techniques de prise de note rapide
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Savoir-faire
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Analyser des informations professionnelles
Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions
Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc)
Ecouter et reformuler les demandes
Etablir un système de classement efficace
Filtrer les appels téléphoniques
Identifier les besoins relatifs à son champ d'activités
Identifier les demandes et les besoins des usagers
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Mobiliser les techniques de communication orale et écrite
Orienter les appels téléphoniques
Rédiger des écrits professionnels
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
Suivre une procédure
Utiliser le logiciel Access (base de données)
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)
Savoir-être
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Faire preuve du sens des responsabilités
Se montrer force de propositions
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'autonomie
Faire preuve de discrétion
Faire preuve d'initiatives
Se montrer disponible
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