Gestionnaire administratif h/f

Contexte et missions principales :

Quotité de travail : 100% du temps de travail effectué en gestion de scolarité sur 5 jours. Gestionnaire de scolarité de diplômes de formation professionnelle et/ou de formation initiale.

· Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

· Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

· Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)

· Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

· Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

· Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

· Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser

· Retranscrire des informations orales à l'écrit

· Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

· Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité

· Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité

· Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

· Classer et archiver des documents

· Être l'interface entre le Responsable du programme et les différents intervenants, le responsable du programme et les étudiants, les enseignants et les étudiants.

· Assurer le secrétariat et l'accueil des programmes confiés et en gérer la scolarité.

· Élaborer les emplois du temps des programmes en partenariat avec le responsable pédagogique.

· Gérer les salles de cours, réserver le matériel spécifique (rétro, Vidéo-projecteur, TV), résoudre les dysfonctionnements (salles non adaptées, occupées, non disponibles).

· Gérer les examens, les soutenances, les délibérations, et la diffusion des résultats.

· Participer au recrutement des étudiants : gestion des dossiers de candidature, calendrier des épreuves, accueil et renseignement des candidats, organisation des sélections, convocation des jurys et des étudiants, collecte et communication des résultats des admissions, suivi des fiches de missions.

· Gérer l’archivage des pièces administratives liées aux formations en gestion.

· Gérer la reprographie des documents : préparation et envoi au service reprographie, diffusion aux étudiants et aux intervenants des polycopiés.

· Gérer les heures d'enseignement sur applicatif GDM : recruter les enseignants nouveaux sur GDM, création des groupes, saisie des heures prévues CM/TD, vérification des heures réalisées et suppression des heures non faites.

· Collecter et centraliser les plans de cours des masters cités ci-dessus pour mise à jour.

· Saisir les éléments pour l'établissement de documents statistiques.

· Participation aux audits (Qualicert, Equis, AACSB, …) : fournir les éléments demandés par la Direction Qualité, Accréditations, Projets concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l’audit.

· L'agent contribue à la valorisation des activités de l'école et participe, en tant que de besoin, à la promotion des formations (ex : présence sur les « Journées Portes ouvertes »).

· Le cas échéant, et sous réserve d'aménagement horaire, l'agent peut être amené à collaborer ponctuellement avec les autres membres de l'iaelyon pour l'organisation et la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires.

Activités spécifiques diplômes Master et FP :

· Gérer les assiduités des étudiants et les attestations mensuelles de présence.

· Établir les ordres de mission pour les frais de déplacement pour vacataires.

· Participer à la remise solennelle des diplômes.