MISSIONS DU POSTE
Missions administratives générales
- Gestion de l'Agenda du DG sur Outlook
- Organisation de réunions et évènements
- Réception et envoi du courrier
- Accueil téléphonique
- Rédaction de courriers, contrats, mise en page et confection de dossiers
- Classement, archivage
- Gestion des fournitures (état des stocks, commande, .)
Missions administratives spécifiques
- Gestion des dossiers de demandes de subvention de ravalement :
- Renseignements sur la procédure (propriétaires et syndics d'immeubles)
- Réception des dossiers et suivi des dossiers (conformité administrative, rédaction de convention, vérification des factures acquittées, émission des chèques, information des copropriétaires du versement de la subvention au syndic)
- Convocation de la commission communale de ravalement et participation à la commission
- Suivi du budget
- Traitement des Déclarations d'Intention d'Aliéner (DIA), des Cessions de commerces et des dossiers de sous-traitance :
- Réception des dossiers
- Préparation des courriers de réponse et envoi
- Gestion des parkings de Boulogne, Sèvres, Vanves, Chaville :
- Remise en banque des caisses des parkings
- Vérification des espèces remises par le régisseur
- Dépôt en banque pour chacun des parkings
- Assistance auprès du régisseur (commande de fournitures, renseignement du public, transmission au régisseur des documents nécessaires à la mise en œuvre du contrat, .)
- Assistance à la gestion locative :
- Gestion des logements et commerces : Etat des lieux ponctuels, suivi technique, gestion des contrats (entretien, incendie, chauffage, alarme, assurances,.)
- Assistance auprès de la Comptabilité
- Edition des tableaux de virement bancaire
- Dépôt des factures sur CHORUS PRO
- Saisie de données dans le logiciel métier
INFORMATION COMPLEMENTAIRES RELATIVES AU POSTE
Horaires : du lundi au jeudi de 9h à 18h et le vendredi de 9h à 17h : 39 heures (dont 2 heures supplémentaires payées / 9 RTT + 25 Jours de Congés payés)
Pas de télétravail possible
Prise de poste : A compter du lundi 5 août 2024
Experience: 5 An(s) - Construction/secteur public
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Assurer la gestion administrative d'une activité,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,Utilisation des outils bureautiques,Assurer un accueil téléphonique,Rédiger des courriers
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Ingénierie, études techniques
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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