RESPONSABILITÉS :
Au sein du pôle administratif de l'Unité, et plus particulièrement du pôle ressources humaines et missions, sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la Secrétaire Générale (SG), vous assurerez des fonctions d'assistance technique pour les équipes dont vous avez la responsabilité. Cela concerne notamment la gestion financière et la gestion des commandes. Vous rejoindrez une équipe dynamique et bienveillante de six personnes et bénéficierez du soutien collectif pour vous former aux procédures et outils spécifiques à votre mission.
En tant que gestionnaire d'Unité, vos activités se déclineront sur deux axes principaux :
1 / Analyse budgétaire et Gestion financière
• Centraliser les demandes de financement et les réponses aux Appels d'Offre au niveau des équipes scientifiques.
• Suivre la mise en place des conventions de subventionnement en relation avec les Tutelles (signature, fiche convention, avenant) avec une attention particulière à la répartition budgétaire selon les postes de dépenses (fonctionnement, prestation, missions, CDD, investissement, etc.).
• Assurer le suivi et l'exécution des budgets sous votre responsabilité (budget récurrent et ressources propres), en veillant à l'éligibilité des dépenses, aux procédures d'achat à mettre en œuvre, et aux dates de fin.
• Mettre à jour les outils de suivi de l'activité de gestion (engagements et factures dans FMP).
• Assister le SG dans la construction du budget et la demande de moyens.
• Conseiller les chercheurs dans la construction de leurs demandes de financement.
2 / Gestion des approvisionnements des équipes
• Déterminer et mettre en œuvre les procédures de commande publique appropriées (mise en concurrence, MAPA, Appel d'offre, marchés régionaux et nationaux).
• Valider la conformité des commandes (devis, offres de prix, etc.).
• Engager les crédits et contrôler le disponible.
• Réceptionner et attester du service fait.
• Suivre et réaliser les actions nécessaires à la liquidation des factures.
Une journée de présence sur le site du BBS par semaine est requise.
PROFIL RECHERCHÉ :
Connaissances
• Maîtriser le cadre administratif de la commande publique ainsi que les règles spécifiques à l'INSERM et à l'UB concernant les achats, tels que les marchés et les accords-cadres.
• Connaître les principes de suivi d'une activité, notamment l'utilisation de tableaux de bord et de bases de données.
• Posséder des compétences en techniques de secrétariat.
• Un niveau d'anglais C2/B1 serait un atout.
Compétences et savoir-être :
• Capacité à hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et de leur priorité.
• Compétence dans l'utilisation des outils informatiques de bureautique et de passation de commande.
• Appliquer efficacement les procédures spécifiques à notre administration.
• Mettre en œuvre des méthodes de résolution de problèmes.
• Expliquer clairement et simplement des sujets a priori complexes.
• Rédiger des notes ou des rapports de manière synthétique.
• Réactivité, organisation et persévérante dans le traitement et la liquidation des dossiers.
• Être à l'écoute des interlocuteurs et avoir un sens aigu du service.
• Être capable de travailler efficacement en équipe.
• Faire preuve de fermeté et de diplomatie.
• Être assidue et respecter les horaires de travail.
Diplômes / expériences : Un diplôme Bac+2 ou une expérience réussie d'au moins 2 ans dans un poste similaire est souhaitable.
Vous vous reconnaissez ? Postulez vite !
Rémunération selon profil et expérience, conformément aux grilles des agents contractuels de l'Université de Bordeaux (prime contractuelle incluse).
Avantages liés au poste :
• 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d'arrivée)
• Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
• Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Possibilité de parking du personnel
• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
• Parcours d'accueil et formations
Processus de recrutement : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé(e) de recrutement.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.