Contrat d'apprentissage - assistant(e) de direction h/f

Description de la mission

Au sein de la Délégation Territoriale du Haut-Rhin, vos missions seront les suivantes :

En tant qu’Apprenti(e), vous serez amené(e) à :

1. Assurer le suivi des dossiers dans l’outil STARSFIR (échanges avec les porteurs, récupération et dépôt de pièces, envoi de conventions, échanges avec la DDPF)
2. Organiser la logistique des réunions et événements (réservation de salles, sondage de disponibilités, invitations)
3. Contribuer à l’organisation du Conseil Territorial de Santé (CTS)
4. Participer à la prise de notes et à la rédaction des comptes rendus
5. Superviser et cadrer la mission “comités médicaux” des Praticiens Hospitaliers
6. Apporter un soutien à l’élaboration des réquisitions
7. Organiser les déplacements et les rendez-vous de la Directrice de la Délégation

Missions complémentaires :

8. Gestion et mise à jour des listes de diffusion et annuaires internes
9. Préparation logistique et documentaire pour les déplacements (dossiers, présentations, fiches de synthèse)
10. Appui à la communication interne (mise en forme et diffusion d’informations auprès des agents de la DT)
11. Suivi des parapheurs et gestion du courrier entrant/sortant
12. Contribution au suivi de l’exécution budgétaire (exemple : frais de déplacement, organisation d’événements)

Profil

Savoir :

13. Fonctionnement administratif d’un service public
14. Processus de suivi de dossiers et outils métiers (STARSFIR)
15. Organisation et coordination d’évènements institutionnels

Savoir-faire :

16. Gérer un suivi administratif complet
17. Organiser et planifier des réunions, dont le Conseil Territorial de Santé
18. Rédiger des comptes rendus et mettre en forme des documents
19. Organiser les déplacements et rendez-vous de direction

Savoir être :

20. Sens de l’organisation et rigueur
21. Esprit d’équipe et sens du service
22. Capacité à communiquer clairement, à l’oral comme à l’écrit
23. Discrétion et respect de la confidentialité