Assistant de formation - pôle international - h/f

Informations générales Entité de rattachement Fondée en 1872, Sciences Po est une université internationale de référence en sciences humaines et sociales. Avec 7 campus, 8 écoles et 11 centres de recherche, elle forme les générations futures grâce à un enseignement pluridisciplinaire alliant savoirs fondamentaux et expertise professionnelle. Sa communauté rassemble 15 000 étudiants, 1 200 salariés, 280 chercheurs et 4 500 chargés d'enseignement, dont la diversité constitue une richesse unique. Sciences Po est la première université française à avoir obtenu le label « Égalité professionnelle » (AFNOR, 2019 et 2023) et la certification « Top Employer » en 2025. Référence 2025-1131 Date de début de diffusion 02/10/2025 Intitulé du poste Assistant de formation - Pôle international - H/F Type de contrat Durée déterminée Durée du contrat 12 mois Présentation de l'entité Sciences Po Executive Education assure la mission de formation continue de l'IEP de Paris, en animant toutes les entités de Sciences Po autour de cette activité (Ecoles, Centres de recherche, Départements). Les actions de formation mises en œuvre s'adressent à des publics de cadres, cadres supérieurs et dirigeants issus des secteurs privé et publié, en France et à l'international. Visant l'actualisation des connaissances et le perfectionnement des compétences, ces actions sont proposées selon des formats variés : séminaires intensifs de courte durée, executive masters, certificats, formations sur mesure et cycles de conférences d'actualité. L'offre de programmes de Sciences Po Executive Education repose sur les cinq thématiques suivantes portées à la fois par le Pôle programmes France et le Pôle Programmes international : - Management et stratégie - Gouvernance - Leadership et soft skills - Politiques et affaires publiques - Transformations et enjeux de société. Sciences Po Executive Education est organisée autour de 6 pôles : - Un pôle programmes France - Un pôle programmes International - Un pôle marketing - Un pôle commercial - Un pôle administratif et financier - Un pôle d'expertises (innovation, référencement et financement). Description de la mission Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice du Pôle "Programmes Internationaux " vous assurerez le pilotage administratif d’un portefeuille de programmes d’Executive Education (Executive master, certificats, formations courtes). Pour cela, vous aurez la responsabilité de : 1/ Contribuer à la mise en œuvre et à la gestion des programmes de formation - Gérer la relation avec les intervenants en appui du responsable de programmes : * établir des plannings d’enseignement * recueillir les programmes et la documentation pédagogique * gérer les confirmations, convocations et dossiers administratifs * préparer la documentation et réserver le matériel nécessaire à chaque opération * administrer les évaluations des actions de formation. - Gérer la relation avec les participants : * réceptionner et suivre les candidatures, assistance au montage des dossiers des participants aux formations diplômantes, certifiantes avec les organismes de cofinancement le cas échéant * établir des conventions de formation, confirmations, convocations et devis * accueillir les participants et assurer le suivi de leur scolarité * organiser des entretiens de sélection et des jurys. - Gérer l’organisation logistique : * en externe : prestataires (demande devis, suivi et archivage contrats, suivi prestation et facturation, réservation de billets d'avion, de train, prestations logistiques et hôtelières) * en interne : liens avec le planning, DSI et DASGI, reprographie. 2/ Assurer le suivi administratif des formations - Saisir, dans l’outil de gestion des formations, l’ensemble des informations relatives au bon déroulement de la formation : dossiers intervenants et rémunération associée, édition des conventions de formation, réalisation des sessions de formation, édition des attestations de présence, etc) - Gérer les inscriptions, via la plateforme EDOF, des participants désireux de mobiliser leur CPF - S’assurer du bon déroulement du processus de facturation, en coordination avec le pôle comptabilité - Assurer un reporting sur son activité auprès de la directrice du Pôle Programmes internationaux 3/ Participer à la vie de l’équipe « Pôle Programmes internationaux» et, plus largement, de l’ensemble du service, en contribuant à un ou plusieurs chantiers transverses et pour favoriser un travail collaboratif efficace Le poste est ouvert en CDD pour une durée de 12 mois à compter du 01/12/2025. Le poste est basé à Paris (7ème). Profil Profil - Formation de niveau supérieur Bac2 avec une expérience professionnelle réussie dans le secteur de la formation continue - Connaissance des dispositifs de formation professionnelle - Anglais souhaité : niveau B1 minimum - Adaptabilité, autonomie et polyvalence - Méthodique, organisé et rigoureux - Aptitude à anticiper, gérer, organiser et transmettre des informations /projets - Capacité à communiquer, aisance relationnelle - Reporting, capacité à faire remonter l’information sur son activité - Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services - Aisance avec les outils bureautiques, web et logiciels métier - Capacités rédactionnelles - Sens du service commercial et de l'accueil Avantages : - Télétravail (hybride) - Rémunération fixe sur 12 mois et primes - 40 jours ouvrés de congés payés par an - Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance) - Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475 €/an) - Titres Restaurant - Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire - Offre sociale et culturelle du CSE. Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Localisation du poste Paris Critères candidat Niveau d'études min. requis 3- Bac 2 Niveau d'expérience min. requis 2-5 ans Procédure de recrutement Entretiens prévus avec La Direction des ressources humaines La Direction de l'Exed