Vos missions en quelques mots Agent d'accueil de la collectivité Objectifs du poste : - Accueil téléphonique et physique du public se rendant au siège administratif de la Communauté de Communes. - Aider à la gestion du secrétariat général - Aide à la saisie de pièce comptable Avantages : - Rifseep - Participation employeur contrat groupe mutuelle - Participation employeur contrat prévoyance - CNAS Activités principales : 1) Gestion de l’accueil et du standard : - Accueil courtois et sobre avec un langage soigné - Filtrer et orienter les appels sur les différents services de la collectivité, prendre les messages en cas d’absence des agents, primo renseignements. 2) Réception, traitement et diffusion du courrier : transmission aux services, envoi du courrier. 3) Aider à la gestion du secrétariat général : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux), préparation des documents des séances du Conseil Communautaire. 4) Archivage : tenue du classeur avec la codification des archives papier et gestion de l’archivage numérisé dans la « GED » 5) Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs, 6) Aide à la saisie de pièce comptable Autonomie et responsabilités : - L’agent d’accueil veille à l’ordre et au rangement de son espace pour qu’il soit convivial tout en valorisant l’image de la collectivité. - L’agent d’accueil veille à l’affichage réglementaire (convocation de conseil, délibérations…). Relation fonctionnelle : - Public / association / intervenant extérieur - Agents de la Codecom - Elus Contraintes liées aux gestes et postures : - Travail assis quotidien - Travail sur écran quotidien Profil recherché Profil : formation en secrétariat Techniques (savoirs faire) : - Respect des consignes et de la hiérarchie - Maîtrise de logiciels bureautique - Sens de l’organisation - Bonne expression écrite et orale (syntaxe, vocabulaire professionnel) Relationnelles (savoirs être) : - Dynamisme et rigueur - Capacité à travailler en autonomie, sens des responsabilités, capacité d’initiative - Esprit d’équipe - Capacité à s’interroger sur ses propres pratiques - Respect des principes hiérarchiques et respects des consignes - Courtoisie - Politesse - Devoir de discrétion professionnelle et de réserve - Tenue soignée
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