Assistant.e de direction - syndicat energies vienne

Vos missions en quelques mots Dans le cadre de sa politique « Destination neutralité carbone », le Syndicat développe des programmes pour accompagner ses collectivités vers la sobriété et l’efficacité énergétique, le développement des énergies renouvelables et la protection de la biodiversité. Sous la responsabilité de la chargée de missions administratives et des ressources humaines, vous aurez un rôle essentiel dans la gestion du secrétariat de direction en structurant et organisant l’activité administrative du Syndicat. • Instances de gouvernance : - veiller à la bonne organisation des assemblées (moyens, locaux…), en lien avec l’assistant administratif, - préparer et envoyer les convocations aux diverses réunions, - établir des comptes-rendus ou procès-verbaux, - tenir les registres des actes administratifs (notamment délibérations, arrêtés, secrétariat de la SPL Châtellerault Energies…) - tenir à jour la base de données des coordonnées des élus et autres interlocuteurs institutionnels (EUDONET), - orienter les élus, répondre à leurs questions. • Secrétariat de Direction : - rédiger divers documents administratifs (conventions, courriers, notes…) - gérer l’agenda de la Direction et ses communications, organiser des réunions et rencontres si nécessaire, - suivre la signature des conventions (notamment après adoption des délibérations) et les adresser au service du contrôle de légalité si nécessaire, - compléter le tableau interactif de suivi des conventions, - proposer des règles de classement des documents administratifs (format papier et numérique) les faire valider et s’assurer de leur respect, - établir des procédures écrites pour assurer la continuité du service. • Gestion des ressources humaines : - assurer le suivi administratif des dossiers individuels des agents, - assurer le suivi des visites médicales des agents, en lien avec la médecine du travail, - organiser des actions en faveur de la qualité de vie au travail (cohésion de l’équipe, convivialité, bien-être au travail). Profil recherché • niveau requis : diplôme du baccalauréat ou équivalent. • expérience professionnelle significative (3 ans minimum) dans la gestion des instances ou de secrétariat de direction • savoir-faire : bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, bonne maîtrise des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire, savoir évaluer et hiérarchiser les besoins, avoir le sens de l’organisation et savoir respecter les délais • Savoir-être : rigueur, autonomie, qualités relationnelles, discrétion et réserve professionnelle, esprit d’initiative et capacité à faire des propositions d’amélioration, bonne capacité d’adaptation au changement et gestion des relations avec les élus avec un savoir-être adapté • Permis B