Dans le cadre de ses fonctions au sein du Service Administratif et sans que cette liste soit exhaustive, La personne recrutée sera chargée de : -Saisir des éléments complémentaires sur les ordres de vente -Vérifier les factures en provenance de l'extérieur : Les Factures de producteurs (Agence Commerciale) / Factures d'achats (RRD) -Vérifier les factures émises par l'Agence pour le compte de producteurs -Relancer les producteurs en retard de facturation -Suivre les factures en litige -Effectuer le transfert des ventes pour les Producteurs qui auront choisi cette option de service -Faire le point avec les producteurs concernant les règlements clients reçus en direct par eux -Saisir les règlements clients -Relancer les clients par fax, mail ou téléphone -Demander les couvertures d'assurance-crédit sur les clients -Suivre les encours clients -Déclarer les impayés auprès des assurances -Editer les Contrats de Commercialisation pour l'Agence commerciale et les Conventions de Collaboration pour la Société René RUEGG Diffusion (RRD) -Mettre à jour les données dans le logiciel de facturation Relayer les informations auprès de notre prestataire pour la maintenance du Logiciel FRUITSOFT -Donner aux Producteurs les éléments demandés concernant les paiements faits par RRD -s'assurer du bon déroulement du système de Sauvegarde du serveur (remplacement du disque dur) -Procéder au classement des documents administratifs -Organiser et effectuer l'archivage annuel (ODV et Factures Producteurs) avec l'aide des commerciaux -Divers petits travaux de bureau -Gérer le stock papeterie -Porter le courrier à la Poste et les remises de chèques en Banque Gérer les relations avec le prestataire de location de la machine à affranchir et veiller à l'approvisionnement des consommables - Effectuer le recrutement de son assistant saisonnier
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