Assistant.e administratif.ve et financièr.e (h/f)

MISSION "A" : Gestion administrative (25%)
Services généraux : Organiser la gestion du courrier (traitement, classement drive, envoi) et assurer le suivi de la boîte mail administrative générale.
Logistique & Vie du bureau : Suivre les stocks de fournitures, gérer les achats nécessaires pour les activités des collaborateurs ou pour l'usage général des locaux.
Gestion documentaire (Drive & Physique) : Rédiger les documents opérationnels courants, puis assurer le classement et l'archivage des pièces administratives de manière claire, structurée et partagée.
Garantir la traçabilité ainsi que l'archivage rigoureux des pièces administratives et comptables, dans le respect des exigences des financeurs, de l'expert-comptable et de la Commissaire aux Comptes (CAC)
Suivi de la vie associative : Centraliser les documents officiels (statuts, PV, rapports), enregistrer les adhésions (et émettre les reçus) et participer à l'organisation des Conseils d'Administration et Assemblées Générales et éventuels week-end associatifs.
Assurances : Assurer le suivi des polices d'assurance des locaux, des collaborateurs et des volontaires en mobilité internationale.
Appui aux projets : Soutenir l'équipe dans le rassemblement, la vérification et l'organisation des pièces nécessaires aux dépôts de subventions et à la préparation des bilans financiers, notamment dans le cadre des programmes subventionnés (Erasmus+, CES, FSE, etc.) et des financeurs publics.
Appui à l'organisation du drive partagés et des espaces de travail de l'association.

MISSION "B" : Gestion financière, Trésorerie et Comptabilité ( 60%)
Comptabilité : Assurer la saisie comptable d'engagement et analytique par projets de l'association, les rapprochements bancaires ainsi que le suivi de la facturation (émise et reçue) avec les partenaires et clients.
Assurer la tenue comptable analytique pour reporting incluant la ventilation des dépenses, le suivi des conventions et la production d'extractions analytiques et de justificatifs à destination des financeurs, de l'expert-comptable et de la CAC.
Réaliser le lettrage des comptes et participer à la justification des soldes comptables.
Gestion des flux et paiements : Préparer les règlements des factures fournisseurs, préparer les remises de chèques et les virements des salaires ainsi que les indemnités des volontaires (Service Civique et CES).
Frais professionnels & Caisse : Gérer et rembourser les notes de frais de l'équipe et les frais avancés par les volontaires (transports, formations), et suivre la caisse de l'association.
Suivi de la Trésorerie et des budgets prévisionnels : Création et amélioration d'outils de gestion et de suivi financier généraux et analytiques des projets de la structure.
Participer à l 'élaboration des Budgets Prévisionnels à différentes échéances de l'année.
Mise à jour d'outils de gestion de la trésorerie de l'association.
Virements internationaux : réaliser les virements et émettre les factures aux partenaires internationaux des projets de volontariat (via Wise ou Crédit Coopératif), et contribuer au suivi administratif et financier associé.
Clôture Comptable : Participer aux travaux de pré-clôture : préparation des OD d'inventaire (FNP, CCA, écritures de cut-off simples) à valider avec l'expert-comptable, justification des comptes, constitution du dossier de révision et réponses aux demandes de la CAC.
MISSION "C" : Ressources Humaines et Administration du personnel (15%)
Soutien aux recrutements, Administration du personnel, Paie et déclarations sociales (CEA URSSAF),Avantages salariés & Mutuelle.