Gestionnaire administratif f/h

Au sein de la Direction des Opérations des Programmes, nous recrutons un Gestionnaire Administratif (F/H) en contrat à durée déterminée sur notre campus de Luminy pour une durée de 3 mois.

Vous trouvaillerez au sein d’une équipe de 5 personnes réparties sur les campus de Talence et Marseille.

VOS MISSIONS PRINCIPALES SERONT LES SUIVANTES :

1/ Coordination des activités pédagogiques avec les Directeurs de programme et la Faculté pour tous les programmes :

1. Préparation des plans de formation et des calendriers en relation avec les Directeurs de programme et la Faculté
2. Etre référent.e du service planification sur tout changement/modification des plans de formation

2/ Gestion des Jurys de passage et de diplômes :

3. Organisation des jurys de passage et de diplômes et établissement des documents dédiés (matrice des tableaux de jury, décisions, PV)
4. Préparation des PV de sortie pour le Rectorat et pour le service de la Pédagogie
5. Etablissement et suivi des courriers des décisions pour les étudiants, en redoublement, ajournés ou non diplômés
6. Suivi de la facturation des décisions en lien avec le service comptable
7. Gestion des démissions, exonérations et suivi des dossiers
8. En cas de réinscription, établissement des devis et suivi de la procédure

3/ Gestion budgétaire et administrative :

9. Etablissement des demandes d’achats et suivi budgétaire des factures pour tous les programmes
10. Gestion des Intervenants Occasionnels (bons de commande pour les prestataires)
11. Reporting des dépenses

4/ Gestion des missions règlementaires :

12. Conseils de disciplines : préparation, convocations et suivi

5/ Assistanat de Direction :

13. Organisation des déplacements de deux directeurs
14. Organisation de l’agenda de deux directeurs
15. Saisie des notes de frais de deux directeurs

PROFIL RECHERCHE ET COMPETENCES METIER :

16. Expérience significative souhaitée sur un poste similaire
17. Connaissances en comptabilité
18. Utilisation d’un logiciel comptable et /ou d’un logiciel de recouvrement (Oracle, Cegid, Sage)
19. Compétences relationnelles et en négociation clients via différents canaux de communication (mails, téléphone, face à face)
20. Maitrise d’Office 365, notamment Excel
21. Capacité à travailler en équipe, en transversalité et à distance
22. Capacité d’organisation, priorisation et rigueur
23. Niveau d’anglais B1 minimum, B2 souhaité

SOFT SKILLS :

24. Autonomie
25. Rigueur
26. Sens du service client
27. Adaptabilité, flexibilité
28. Diplomatie
29. Réactivité

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Statut : Non cadre

Rémunération fixe sur 13 mois

30 jours ouvrés de congés payés/an + 20 JRTT/an

Autres avantages : carte ticket restaurant + prime de transport + accès salle de sport + mutuelle et prévoyance

Prise de poste : Mai 2025

L’ensemble des Collaborateurs et des Collaboratrices de l’Ecole sont sensibilisés sur les questions d’inclusivité, qu’il s’agisse du handicap, du genre ou de l’égalité des chances. Notre école accorde une importance clé à l’inclusivité qui s’incarne dans deux de nos piliers stratégiques : durabilité/pérennité et inclusivité.