Assistant administratif et financier eugloh h/f

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Placé·e sous la responsabilité de la Manager Institutionnelle EUGLOH d’UPSaclay, l’assistant·e administratif·ve et financier·ère EUGLOH aura comme mission principale d’apporter un soutien administratif et financier à l’équipe EUGLOH d’UPSaclay dans le respect des règles administratives et financières du projet et de l’université. Il/Elle aura un lien fonctionnel avec les managers·ères administratifs·ves d’UPSaclay des différents Work Packages du projet EUGLOH2.0. L’agent·e aura des contacts quotidiens avec les agents·es de la DRIE, des autres membres EUGLOH et du secrétariat de l’alliance, des académiques et des Services centraux tels que la DAF ou le Pôle.

Activités principales de l’agent·e :

Appui à la gestion administrative et financière EUGLOH

* Assurer le suivi financier et administratif de toutes les activités et projets auxquels UPSaclay participe dans le cadre d’EUGLOH, dans le respect des procédures et règles financières des différents bailleurs (Commission Européenne, ANR) ;
* Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion, comme les feuilles de temps pour les enseignants·es-chercheurs·ses, les devis, les feuilles de présence, etc. ;
* Assurer le suivi et interagir avec les gestionnaires financiers et administratifs des différentes structures de l’université Paris-Saclay et des services centraux ;
* Appuyer l’organisation et suivre les commandes en lien avec les activités EUGLOH d’UPSaclay ;
* Tenir à jour les tableaux de bord pour aider au pilotage, à la gestion et au suivi financiers des différentes actions et activités EUGLOH financées par Erasmus+ ou France 2030.

Gestion des outils

* Gérer la boîte mail institutionnelle d’EUGLOH ;
* Tenir à jour le tableau des intervenants d’UPSaclay dans l’outil de gestion de l’Alliance ;
* Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques).

Participation à la vie de service

* Assurer le suivi administratif des heures des jobs étudiants et/ou des stagiaires, si applicable ;
* Contribuer à l’organisation des réunions et au suivi des décisions prises ;
* Soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) à l’organisation d’événements et activités EUGLOH (conférences, réunions, séminaires, colloques).

Type du contrat : CDD 1 an et 8 mois