Agent administratif et comptable polyvalent

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Notre agente occupant ce poste désormais vacant se lance un nouveau défi professionnel en interne à la Mairie, l'occasion pour nous de réorganiser la répartition des missions et de créer un véritable poste dédié à l'assistance administrative et comptable!

Certes ce poste est polyvalent mais clair : le coeur de métier est administratif et comptable; les autres missions (Etat civil, élections) sont ponctuelles, en cas d'absence de l'agente dont c'est la mission principale et vous pourrez être formé.e !

Vous êtes très par les différents interlocuteurs que vous aurez; envoyez-nous vite votre candidature!

Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, l’agent administratif et comptable polyvalent a pour rôle principal de fournir une assistance administrative et comptable :
-A la responsable du service enfance-jeunesse et des affaires scolaires
-A la directrice générale des services
-A la chargée de l’urbanisme
-Au responsable des services techniques
-A la chargée des ressources humaines
-Aux élus

Il est en charge de la Régie de recettes de la Mairie.

En complémentarité des fonctions de l’agent polyvalent chargé de l’accueil, de l’état-civil, des élections et de l’action sociale, il a également pour rôle :
-D’accueillir, d’orienter et de renseigner le public par téléphone ou physiquement en Mairie à certaines créneaux horaires identifiés dans son planning hebdomadaire.
-De prendre en charge la gestion du courrier postal envoyé et réceptionné par la commune

Dans une moindre mesure, l’agent administratif et comptable polyvalent est amené à suppléer en leur absence :
-L’agent polyvalent chargé de l’accueil, de l’état-civil, des élections et de l’action sociale sur certaines missions liées à l’état civil prédéfinies ainsi que sur l’organisation des élections
-L’agent en charge de la comptabilité sur certaines missions liées au mandatement des factures, à l’émission de bons de commande, aux engagements comptables. Missions / conditions d'exercice Accueil du public (en complémentarité de l’agent d’accueil)
-Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ;
-Renseigner sur l’organisation des services de la commune ;
-Orienter le public vers les services ou organismes compétents ;
-Accompagner et introduire les visiteurs ;
-Participer à constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers) ;
-Participer à la gestion de l’affichage d’informations ;
-Noter et transmettre les messages aux les différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet.
Gestion du courrier (en complémentarité de l’agent d’accueil)Gestion du courrier arrivé (postal et électronique) :
-Courrier postal : pré-trier et enregistrer le courrier postal, scanner et archiver le courrier, assurer la diffusion du courrier auprès du Maire et/ou du Directeur Général des Services ;
-Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire.
Assistance administrative et comptable auprès de la responsable du service Enfance-jeunesseAffaires scolaires :
-Procéder à l’enregistrement administratif des inscriptions scolaires en lien avec les directeurs des écoles et s’assurer de leur bonne prise en compte par les services concernés, en particulier s’agissant des protocoles d’accueil individualisés ;
-Rédiger les courriers aux familles lorsque des informations concernant les affaires scolaires sont transmises par la Mairie.

Accueils périscolaires et de loisirs :
-Gérer les dossiers individuels liés à la restauration scolaire, à l’accueil périscolaire et à l’accueil de loisirs : inscriptions aux services, commande des repas, suivi des présences, transmission des informations aux collègues en charge de l’accueil des enfants (fiche journalière de présence et mise à jour dossier sur site dédié) ;
-Effectuer le pointage des listes de présence (retour) ;
-Facturer les services périscolaires et l’accueil de loisirs ;
-Rédiger les courriers aux familles (retard, discipline, etc.) ;
-Rédiger et diffuser les informations du service aux familles.

Quotient familial :
-Réceptionner, contrôler et instruire les dossiers de demande d’aide au titre du quotient familial ;
-Calculer le montant des aides applicables pour les activités éligibles au QF et transmettre au service comptabilité pour versement ;
-Rédiger et transmettre les courriers aux familles.


Conseil municipal d’enfants :
-Participer à l’organisation des réunions et évènements, notamment par la prise en charge de la logistique (invitations, etc.)

Animations :
-Préparer la cérémonie citoyenne en lien avec le responsable de service et/ou l’élu(e) concerné(e)

Fonctionnement du service :
-Mettre à jour les pages dédiées à l’enfance jeunesse du site internet
-Participer à certaines réunions de service et émettre un relevé de décisions
-Mettre à jour les tableaux de bord de suivi de l’activité du service

Assistance administrative auprès de la Directrice générale des services, de la chargée de l’urbanisme, du responsable des services techniques
et des élus-Rédaction/mise en forme des actes des instances décisionnelles et de la présentation du Conseil municipal
-Transmission dématérialisée des actes des instances au contrôle de légalité
-Afficher les ordres du jour et les comptes rendus des instances de décision et les autres documents dont l’affichage est obligatoire ;
-Rédiger ponctuellement des courriers et bordereaux d’envoi
-Participer à la mise en œuvre administrative de la procédure de demande de subventions
-Remplir les tableaux de suivi des instances et des contrats/conventions
-Prendre des rendez-vous ou planifier des réunions nécessitant la participation de partenaires ;
-Assister les élus dans l’organisation des cérémonies et autres manifestations ;
-Mettre à jour le site internet de manière ponctuelle en mettant en ligne les communiqués/articles transmis par les élus et les services.
-Assurer les commandes de fournitures administratives et des registres
-Etc.
Régie Mairie-Assurer le suivi de la régie de recettes de la Mairie en tant que régisseur titulaire
Assistance auprès du Service ressources humaines (en cours de réflexion – prise de poste de la nouvelle chargée des RH en cours)Gestion des arrêts maladie/accidents du travail :
-Effectuer les déclarations aux différents organismes concernés (CPAM, Assurance statutaire de la collectivité)
-Procéder au suivi des remboursements ;
-Mettre à jour le planning des agents ;
-Rédiger les arrêtés du personnel nécessaires.

Gestion des congés et autorisations d’absence :
-Mettre à jour le planning de congés des agents ;
-Mettre à jour les fichiers de suivi des congés ;
-Suivre les demandes individuelles de congés et d’absences.

Gestion des formations :
-Procéder à l’inscription aux formations et assurer le suivi des formations
-Assurer la tenue des registres de suivi des formations.

Autres :
-Assurer un rôle de secrétariat impliquant la rédaction de courriers divers ;
-Rédiger des notes internes destinées aux agents ;
-Rédiger des arrêtés divers en matière de gestion du personnel ;
-Aider à l’archivage et à la mise à jour des dossiers agents ;
-Procéder aux notifications d’actes nécessaires auprès des agents et des partenaires de la collectivité, notamment le Centre de gestion.

Suppléance de l’agent d’accueil et d’état civil :
Etat civil / Cimetière
-Constituer les dossiers liés à l’état civil : naissance, mariage, décès, actes demandés par les usagers et les officiers publics ;
-Gérer les dossiers de recensement militaire ;
-Traiter les demandes d’inhumation au sein des cimetières communaux.

Gestion des réclamations
-Noter les réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation ;
-Transmettre au service compétent la réclamation pour traitement ;
-Assurer le suivi des réclamations : relancer les services si nécessaire.

Elections
-Tenir et mettre à jour la liste électorale : traiter les demandes d’inscription, les radiations et opérations nécessaires avant radiation, préparer et gérer administrativement la commission de contrôle des listes électorales ;
-Organiser les jours de scrutin par la préparation des différentes opérations électorales nécessaires.

Suppléance de l’agent en charge de la comptabilité :
Comptabilité
-Gestion des urgences en matière de mandatement, de bons de commande, d’engagement comptable Profils recherchés Savoir et Savoir-faire :
- Maîtrise des techniques d’accueil du public ;
- Bonnes connaissances de l’environnement territorial et en particulier communal ;
- Capacité à rédiger des écrits administratifs et des courriels
- Connaissances comptables appréciées
- Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (Word, Excel, Outlook, Power Point…) ;
- Si possible, connaissance de logiciels de gestion des activités périscolaires, élections et état-civil (en mairie de Biviers le logiciel utilisé est Berger Levrault)

Savoir-être :
- Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue ;
- Calme et maîtrise de soi ;
- Rigueur et sens de l’organisation ;
- Discrétion et confidentialité ;
- Autonomie ;
- Polyvalence.

Formation : Bac professionnel/Bac à Bac +3 Spécialité Services (accueil, assistance, conseil) ou Assistance de direction, assistance comptable.

Expérience professionnelle : Au moins 3 ans dans le domaine des services au public en collectivité, en particulier au sein d’une commune de moins de 5 000 habitants – Débutant accepté selon le bagage du/de la