Assistant administratif it h/f

Informations générales Assistant Administratif IT H/F Informations Générales AGL (Africa Global Logistics) est l'opérateur logistique multimodal (portuaire, logistique, maritime et ferroviaire) de référence en Afrique. L'entreprise fait désormais partie du Groupe MSC, compagnie maritime et logistique de premier plan. Grâce à son expertise développée depuis plus d'un siècle et à plus de 23 000 collaborateurs mobilisés dans 50 pays, AGL fournit à ses clients africains et mondiaux des solutions logistiques globales, sur mesure et innovantes, avec l'ambition de contribuer de façon durable aux transformations de l'Afrique. AGL est aussi présente en Haïti et au Timor. Vous souhaitez vivre une expérience enrichissante dans un environnement international ? Avoir de l'impact dans une entreprise qui met l'Afrique au cœur de son projet ? Rejoignez AGL, l'opérateur de logistique multimodal de référence sur le continent africain ! Description du poste Fonction ASSISTANT(E) Assistant Administratif IT H/F Type de contrat CDI Localisation du poste Europe, France, PUTEAUX Temps de travail Temps complet Description de la mission MISSIONS Au sein de la Direction des Systèmes d'Information et sous l'autorité du Responsable Administratif, vous intégrez l'équipe administrative de la DSI d'Africa Global Logistics qui compte 4 personnes. Vous êtes supportés dans le cadre de ces missions par un Responsable Administratif qui garantit la conformité juridique et vous donne les guides opérationnelles à suivre pour maintenir cette conformité. Vos activités s'articulent notamment autour des missions suivantes : Support administratif à la DSI oAccompagnement des membres de la DSI sur les tâches administratives Suivi budgétaire oTenue du tableau de suivi budgétaire oMaîtrise du fichier budgétaire oGénération du n° de bon de commande pour préparation Engagements, bons de commande et contrats oTraitement des demandes d'engagement via SharePoint oRassemblement des pièces pour signature via DocuSign oInsertion du bon de commande dans la base contrats (AscensCare) : maintenances, licences, acquisitions, frais généraux oMise à jour de SharePoint oMise à jour de la base de données contrats Commandes et matériels oSuivi des commandes / matériels oIntégration du n° de la DAC dans le tableau de suivi budgétaire Renouvellements (licences, maintenances, hébergement – Afrique, 25 pays) oMise à jour du tableau de suivi oPrise de contact avec le fournisseur pour les demandes de devis et factures pro-forma oSuivi des règlements auprès des fournisseurs Facturation oSuivi de facturation avec l'outil ESKER -Vérification du tableau de suivi -Vérification de l'imputation et du projet (code solution) -Vérification des justificatifs et demande de compléments auprès du manager ou du fournisseur oFacturation fournisseurs – partie Afrique (intragroupe) -Vérification du tableau de suivi des pays africains puis relances -Mise à jour du tableau de suivi et des KPI dès réception des paiements Renouvellements (contrats) oExtraction de la contratèque oPrise de contact avec les directeurs et/ou propriétaires du contrat pour une éventuelle reconduction de la prestation oPrise de contact avec le fournisseur selon l'information reçue oPrise de contact avec le service juridique si nécessaire oPréparation d'un support PowerPoint pour présentation au/à la DSI Gestion d'outils / consoles oGestion des consoles informatiques (Adobe, Veeam) oBundles informatiques Profil PROFIL Expérience -Plus de 3 ans d'expérience professionnelle dont 2 ans dans un poste équivalent Compétences spécifiques -Maitrise d'Excel -Notions comptables -Gestion de contrats informatiques -Anglais oral/ écrit -Vous êtes de formation BAC3 BAC5 -Vous faîtes preuve de rigueur et de pragmatisme -Vous disposez de bonne capacité de gestion et être orienté procédure et méthodes -Vous disposez de bonnes capacités de communication -Vous aimez et savez travailler de façon transverse et matricielle -Vous disposez de bonnes capacités d'analyse