Assistant de la cellule d'écoute h/f

L'assistant(e) de la cellule est le premier point de contact administratif des familles. Son rôle est essentiel : par sa disponibilité, son accueil bienveillant et son organisation rigoureuse, il/elle permet à l'équipe clinique de se concentrer pleinement sur les consultations. Ce poste requiert une sensibilité particulière aux contextes de souffrance familiale et une discrétion absolue.

L'assistant(e) de la cellule assure la gestion administrative, l'accueil et la coordination logistique du dispositif. Il/elle est l'interface entre les familles, les professionnels de la cellule et les partenaires extérieurs.

Activités principales :

Accueil et gestion des familles
- Accueillir les familles avec bienveillance, recueillir les informations de base et transmettre aux psychologues selon les protocoles définis ;
- Assurer une présence téléphonique et physique pendant les heures d'ouverture de la cellule.

Gestion des rendez-vous et de l'agenda
- Planifier les consultations, gérer l'agenda des psychologues et envoyer les confirmations aux familles ;
- Organiser les sessions d'information en visioconférence (invitations, inscriptions, lien Teams, rappels) ;
- Gérer les annulations et les reports en coordonnant avec l'équipe.

Gestion administrative et documentaire
- Constituer et mettre à jour les dossiers des familles dans le respect des règles RGPD et de confidentialité ;
- Assurer le suivi des statistiques d'activité (nombre d'appels, consultations, orientations) et alimenter les tableaux de bord ;
- Rédiger les courriers, comptes rendus administratifs et supports de communication de la cellule ;
- Gérer les commandes de fournitures et le suivi matériel de la cellule.

Appui logistique et partenarial
- Assurer le lien administratif avec les partenaires (Ville de Paris, écoles, PAV75, services hospitaliers) ;
- Préparer les documents nécessaires aux réunions partenariales et aux rapports d'activité ;
- Participer à la préparation des événements de la cellule (formations, temps d'information).

Profil :
Profil recherché :
- Formation de type BTS assistant(e) de direction, secrétariat médico-social ou équivalent ;
- Expérience dans le secteur social, médico-social ou sanitaire appréciée ;
- Excellent sens de l'accueil et de l'écoute, empathie, discrétion et solidité face aux situations de détresse ;
- Maîtrise des outils bureautiques (suite Office, agenda partagé, Teams) ;
- Rigueur organisationnelle, autonomie, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Conditions d'exercice :

- Poste basé à Paris 12, en présentiel ;
- Horaires : lundi au vendredi, 9h - 12h30. ;
- Accès aux formations internes de l'OSE sur la protection de l'enfance ;