Rattaché à la directrice des secteurs petite-enfance, enfance, jeunesse, social, séniors, l'assistant de direction a un rôle majeur en termes de circulation des informations au sein de la direction et avec les usagers des services aux publics. Il facilite la coordination inter services. Il assite la directrice dans la gestion de son agenda et de ses tâches quotidiennes, et participe à la gestion administrative des différents services. Fonction administrative :
- Rédaction et suivi des courriers, notes et compte rendus de réunions. Participation aux réunions si besoin.
- Gestion du courrier postal et mails : réception, enregistrement, réponses et suivi.
- Création d'outils administratifs et de gestion, renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction.
- Assistance de la direction dans la gestion de dossiers spécifiques.
- Rédaction et/ou contrôle des actes administratifs de la direction
- Constitution des dossiers des commissions et autres
- Veille administrative
Fonction de préparation et planification de réunions
- Tenue des agendas de la direction et des élus
- Organisation de réunions : réservation de salle, convocations, préparations de documents
Fonction d'accueil et de communication
- Accueil physique et téléphonique de la direction.
- Transmission aux agents de l'ensemble du service de consignes diverses en provenance de la direction.
- Diffusion d'information en interne et en externe.
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