Cadre en charge des secrétariats médicaux

Cadre en charge des secrétariats médicaux 80%


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Description Mission

Dans le cadre de ses fonctions, le cadre en charge des secrétariats médicaux assure l’encadrement, la coordination et l’animation des équipes de secrétaires médicales de son périmètre. Il contribue à la structuration, à l’optimisation et à l’évolution des organisations de secrétariat, en lien étroit avec le responsable des secrétaires médicaux, les cadres en charge des secrétariats médicaux et les directions fonctionnelles. A ce titre, ses missions s’articulent autour des volets suivants :

Description Mission

Dans le cadre de ses fonctions, le cadre en charge des secrétariats médicaux assure l’encadrement, la coordination et l’animation des équipes de secrétaires médicales de son périmètre. Il contribue à la structuration, à l’optimisation et à l’évolution des organisations de secrétariat, en lien étroit avec le responsable des secrétaires médicaux, les cadres en charge des secrétariats médicaux et les directions fonctionnelles. A ce titre, ses missions s’articulent autour des volets suivants :

Encadrement des secrétariats


* Organiser l'activité des secrétaires médicales au sein des services ou du pôle : hiérarchisation des activités, recentrage sur le coeur de métier,
* Adapter et répartir les ressources humaines en fonction de l'activité (affectations, mutualisations, horaires, rotations éventuelles) en conciliant qualité de service rendu aux usagers et efficience organisationnelle,
* Suivre les indicateurs de charge de travail (délais de courriers, volumes de dossiers, indicateurs RH …) pour ajuster les moyens alloués,
* Gérer les absences (congés, RTT, maladie) et assurer le suivi des plannings via Gestor,
* Assurer la circulation fluide des informations entre la Direction et les services,
* Organiser l’accueil, l’intégration et le tutorat des nouveaux agents, ainsi que l’encadrement des stagiaires,
* Identifier les besoins collectifs en formation et en assurer le recensement en lien avec le CSS du pôle et le chef de pôle,
* Assurer la création, la mise à jour et l’archivage des fiches de poste,
* Superviser la gestion des archives du secrétariat en lien avec l’UCDM,
* Planifier et coordonner les remplacements d’été : analyse des besoins et organisation des renforts,
* Gérer les habilitations aux outils métiers des agents en fonction de leur affectation via IWS (Crossway, GLIMS, DXImage, Lifen, accès au réseau G:\, …),
* Maintenir un suivi régulier en lien avec la certification COFRAC en s’assurant de l’adéquation des droits attribués avec les missions des secrétaires médicales dans une logique de traçabilité,
* Assurer la suppléance entre cadres en cas d’absence,
* Contribuer à la mise en œuvre de la politique de retour et maintien dans l’emploi des agents,
* Planifier et assurer les entretiens professionnels et de formation via le logiciel métier GESFORM,
* Suivre les agents contractuels en lien avec la DRH : évaluations, renouvellements, fins de contrat.

Evolution des organisations et développement des bonnes pratiques, Outils et Méthode

Le cadre en charge des secrétariats médicaux travaillera en étroite collaboration avec le responsable des secrétariats médicaux afin de contribuer à l’amélioration de la pertinence, de l’efficience des organisations, et partant à leur performance.

* Participer à l’état des lieux des organisations et outils en place dans les secrétariats médicaux,
* Elaborer et mettre en œuvre des projets d’optimisation : harmonisation des pratiques, réorganisation si besoin et animation de réunions d’équipes,
* Contribuer à l’intégration et à l’amélioration des outils numériques dans le Dossier Patient Informatisé et à l’adaptation des méthodes de travail,
* Participer aux projets institutionnels thématiques : dématérialisation, digitalisation des parcours médico-administratifs, simplification des parcours (guichet unique),
* Proposer et co-construire un plan pluriannuel d’amélioration de la performance des secrétariats, intégré au projet d’établissement,
* Piloter des expérimentations organisationnelles dans une démarche de conduite du changement,
* Participer et contribuer aux projets de pôle (identification des besoins, mise en œuvre des organisations).

Gestion des recrutements et des remplacements des secrétaires médicales

* Contribuer à la gestion des mensualités de remplacements,
* Participer à la constitution du vivier de candidats : analyse de CV, organisation de tests bureautiques, lancement du recrutement auprès de la DRH,
* Participer à la gestion de la mobilité interne : diffusion des postes vacants, analyse des candidatures, organisation des entretiens, notifications aux candidats,

Au regard de la nature du poste, ces missions et activités sont appelées à évoluer en fonction des objectifs et priorités du pôle. Leur validation et leur priorisation sont assurées par le responsable des secrétariats médicaux et le directeur adjoint du pôle Politique sociale.

Description Établissement

Le Centre Hospitalier Universitaire d’Angers, pôle de référence et d’appel en matière de santé, est leader en soins, enseignement, recherche et prévention.Il est l'un des premiers opérateurs santé de la région avec plus de 195 000 patients et 390 résidents par an et 1 745 lits et places.À la fois établissement de soins de proximité et centre de recours et d’expertise, il concilie au quotidien innovation et solidarité. Avec 9 pôles et 60 services cliniques médicaux-sociaux et biologiques, l’offre de soins du CHU couvre l’ensemble des spécialités médicales, chirurgicales et biologiques, dont la cancérologie. Les pathologies rares et complexes sont prises en charge par des centres de références et de ressources. Les compétences des équipes hospitalo-universitaires sont soutenues par un plateau technique de pointe.Au quotidien, l’activité du CHU s’inscrit dans une démarche de qualité et de sécurité des soins. Cette dynamique est portée jusqu’aux patients par chaque professionnel de santé. Des structures dédiées impulsent et coordonnent les actions réalisées dans ce cadre.Membre d’HUGO (GCS Hôpitaux Universitaires du Grand Ouest), le Centre Hospitalier Universitaire d’Angers est un pôle de recherche et d’enseignement supérieur.Premier employeur du Maine-et-Loire, et l’un des premiers de la région des Pays de la Loire avec 6 900 salariés, le CHU participe également à la formation des futurs professionnels de santé.Une position qui en fait un acteur de cohésion sociale et l’un des premiers partenaires des autres établissements de santé publics et privés régionaux.

Pour aller plus loin : https://chu-angers.mstaff.co


Niveau hiérarchique


Type d’emploi

* Fonction

Autre


Secteurs

* Secteurs

Hôpitaux et services de santé

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Directeur de magasin/Directrice de magasin


Chief Executive Officer - Agence évènementielle Slow Event F/H - Slow Village (H/F)


Responsable de l'accueil des publics en CDI F/H - CAF de Maine-et-Loire (H/F)


Responsable du Département Innovation et Partenariats - Direction de la Recherche et de l'Innovation


Responsable de l’accueil des publics en CDI F/H

Écouflant 28000,00€-38000,00€ il y a 1jour


Responsable stratégique de la relation de service F/H en CDI F/H - CAF de Maine-et-Loire (H/F)


Responsable stratégique de la relation de service F/H en CDI F/H


Responsable mission politique de la ville F/H

Écouflant 27000,00€-30000,00€ il y a 12heures

Segré-en-Anjou Bleu 2293,00€-2293,00€ il y a 1semaine


Responsable des moyens généraux du CTPJ F/H


Responsable Mission Politique de la Ville H/F


Adjoint au manager de rayon H/F CDI TEMPS PLEIN

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