Rattaché(e) au responsable de l'unité développement et aménagement, vous garantissez le suivi administratif et comptable des marchés publics de votre unité.
Vous gérez les réponses aux sollicitations des autres directions ainsi que celles issues du centre de relation client pour faciliter la satisfaction des clients locataires.
Vous avez pour principales missions :
- Recevoir et orienter tout ou partie des communications téléphoniques de l'unité. Assurer les contacts avec les interlocuteurs internes et/ou externes. Répondre de façon avisée et construite aux demandes d'information. Effectuer le cas échéant, les recherches nécessaires et obtenir les validations avant d'apporter la réponse.
- Assurer la gestion de l'agenda du responsable et organiser les rendez-vous internes et externes nécessaires au fonctionnement de l'unité.
- Piloter la correspondance de l'unité : prendre connaissance du courrier arrivée-départ, l'orienter et préparer une réponse si nécessaire, assurer le suivi et les relances. Rédiger les courriers de prospection, saisies notaires, courriers d'accompagnement
- Engager les commandes ou consultations pour des prestataires et mettre en paiement les factures. Si nécessaire, assurer le paiement des situations de travaux pour la continuité de l'activité.
- Piloter la gestion des actes notariés de l'unité (promesses de vente, actes d'achat, actes de VEFA) en suivant attentivement les étapes préalables à la signature des contrats préliminaires, par la suite en suivant la levée des conditions suspensives et en anticipant les étapes nécessaires à la signature des actes. Être l'interlocuteur privilégié des différents intervenants internes ou externes.
- Collecter les documents nécessaires au bon déroulement des opérations et assurer le classement ainsi que la bonne organisation des dossiers papiers et informatiques.
- Assister la partie prospection dans ses tâches quotidiennes (prospection, rédaction de courriers, propositions d'achat).
- Préparer les comités d'engagement avec les responsables d'opérations et les délibérations du bureau.
- Assurer les demandes et le suivi des avis du domaines, tout en vérifiant leur contenu et leur adéquation aux projets.
- Préparer les dossiers d'appels à candidatures.
- Réaliser et mettre à jour le book des opérations.
- Préparer les supports de présentation pour les réunions internes et/ou externes. Prendre des notes au cours des réunions et les retranscrire sous forme de comptes-rendus.
- Préparer et suivre le budget de l'unité en lien avec la responsable de l'unité.
- Assurer le suivi opérationnel de l'activité avec le logiciel interne OSS DMO en mettant à jour régulièrement les informations concernant les opérations.
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