Publiée le 16 juin
Mission du poste
Les missions en bref …
Au sein de la Direction Santé, sous l’autorité du Médecin Référent de son centre d’affectation administrative, le/la Secrétaire médico-social(e) assure l’accueil et la prise en charge administrative globale des usagers des centres de Protection Maternelle et Infantile (PMI). Il/elle est le pivot de la transmission de l’information au sein d’une équipe pluridisciplinaire et constitue l’interface entre les intervenants internes et externes au service.
Gestion administrative et support aux équipes
Assurer le suivi RH des centres du territoire de référence : gestion de la calculette des professionnels de santé, suivi des agendas, planification des congés et des activités des centresOrganiser et proposer les remplacements en cas d’absence, identifier les
disponibilités des vacataires et les mobiliser selon les besoinsPréparer les entretiens de recrutement et assurer le relais avec la DRHAnimer l’équipe administrative du territoire et former les nouvelles assistantes administrativesContribuer à la rationalisation des ressources, des outils et des procéduresGestion du dossier médical
Créer, tenir et archiver les dossiers médicaux dans le respect de la protection des données, via les logiciels métier (GRC, Horus) et les outils bureautiquesAssurer le suivi administratif des actes médicaux via les outils de télétransmissionPlanifier les rendez-vous médicaux, favoriser le lien avec le suivi social et insérer les documents médicaux au dossierTraiter les demandes de communication de dossiers dans le respect de la législation sanitaireContacter les familles dans le cadre des bilans de santé en école maternelle (BSEM) et programmer les suivisSupport logistique et organisation des activités
Superviser la gestion des stocks de consommables médicaux, vaccins et pharmacie ; assurer le suivi des trousses d’urgenceOrganiser la programmation des séances BCG et des bilans ASEGarantir la conformité des feuilles de soins avant envoiSuperviser la mise à jour des tableaux de bord sur SharePoint (actions collectives)Contribuer à la communication interne et externe du service via les supports validés par la DirectionAccueil des usagers et des partenaires
Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers dans le respect des règles d’identitovigilance et de confidentialitéOrienter et renseigner les partenaires ; assurer le relais de la plateforme téléphonique en situations particulièresFormation (diplômes, certifications, agréments…)
Vous détenez un diplôme de niveau Bac à Bac en secrétariat médical ou médicosocial.
Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métier (GRC, Horus) ; aptitude à utiliser les outils de télétransmission et de téléconsultationGestion et suivi de dossiers médicaux, connaissance des règles de protection des données de santé (secret médical, RGPD)
• Capacité à organiser et prioriser un volume d’activité important sur plusieurs centresMaîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique ; aptitude à gérer les situations de tension avec calme et pédagogieCompétences rédactionnelles (courriers, comptes rendus, tableaux de bord)Connaissance des missions de la PMI et des politiques départementales de santé maternelle et infantile appréciéeSavoir-être
Discrétion professionnelle et sens aigu de la confidentialitéRéactivité, sens des priorités et capacité à gérer l’urgenceAisance relationnelle, sens de l’écoute et de l’accueilEsprit d’équipe et aptitude au travail en environnement pluridisciplinaireAutonomie, rigueur et capacité d’adaptation aux évolutions de serviceNos atouts
Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une institution publique combinant innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.
Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.
Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !
