FICHE DE POSTE Référence informatique n° : ALDEA_ACHT_001 Diplôme ou niveau requis Niveau bac2 type BTS minimum Positionnement dans l'organigramme Autorités hiérarchiques Le gestionnaire est placé sous l'autorité du responsable du Département Equipements Achats (DEA) et du directeur du pôle Travaux Achats Logistique (PTAL). N1 : Adjoint des cadres N2 : Attaché d'administration hospitalière - DEA N3 : Directeur adjoint Chef du PTAL Liaisons fonctionnelles Secteur budgétaire du DEA Autres services du Pôle Travaux Achats - Logistique Ensemble des Directions fonctionnelles Ensemble des cadres et responsables médicaux de service ou d'unité Présentation de l'unité Mission du service Le Département Equipements Achats (DEA) coordonne l'ensemble des achats effectués au sein de l'établissement, conformément à la politique d'achat définie par le Groupement Hospitalier de Territoires. Le Département Equipements Achats assure : le pilotage des Plans d'Equipements non médicaux; le suivi du Patrimoine le suivi administratif et financier des dépenses liés aux achats de l'établissement (en exploitation, comme en investissement, à l'exception du suivi financier de la pharmacie et du laboratoire) ; la réalisation des achats de l'établissement (hors produits magasin, pharmacie, laboratoire) : de la formalisation du cadre administratif de l'achat (marché, contrat, centrale d'achat) à la liquidation de factures et/ou la gestion des litiges en passant par l'engagement de la ou des commande(s) (et son report éventuel) ; la formalisation du cadre juridique de l'achat pour les achats de produits l'accompagnement méthodologique et juridiques des secteurs d'achat non rattachés au pôle Travaux Achats Logistique, dans le processus achat Localisation Sur le site du Centre Hospitalier Les équipes du département Equipements Achats sont localisées au bâtiment 12, 1er étage / sans accès par ascenseur ou monte-charge. Constitution de l'équipe secteur Achats : 4 personnes dont un adjoint des cadres secteur Suivi budgétaire et financier : 4 personnes dont un adjoint des cadres Conditions d'exercices et particularités du poste Travail en journée à temps plein Travail en équipe Contraintes physiques : position assise continue, travail sur écran Relations professionnelles extra-hospitalières Fournisseurs Groupement Hospitalier de Territoire Trésorerie Principale Centrale d'achat Missions Chaque gestionnaire prend en charge un portefeuille d'achats. Ce portefeuille sera défini, en accord avec le responsable du DEA, en fonction, par exemple, de la complexité des dossiers et/ou de leur caractère innovant. Les missions sont les suivantes : - Participation à la constitution d'un dossier achat permettant de définir la stratégie d'achat / planification de la procédure, détermination des critères et des pénalités - Rédaction des pièces administratives d'un marché public et d'un dossier de consultation - Vérification de l'exhaustivité d'un dossier de consultation - Suivi de la consultation et/ou de la mise en concurrence : de la publicité à l'attribution du marché (préparation tableau d'ouverture des plis, tableau d'analyse des offres, rapport d'analyse des offres, courriers), - Suivi de l'exécution du marché ou contrat ou bon de commande : ordre de service ou envoi bon de commande selon les cas, création et mise à jour du marché dans la base de données, offre de prix du laboratoire, engagement(s), avenant, réception, participation à la gestion des litiges, etc. - Tenir à jour un tableau de suivi de l'ensemble des marchés pour chaque portefeuille d'achat et création n° de marché pour la pharmacie - Clôture comptable : reports, rattachements, relance factures - Archivage Technologies utilisées Outils informatiques : Word, Excel, Outlook, Hexagone, plateforme de dématérialisation des marchés, divers logiciels Informations complémentaires Grade : Adjoint Administratif Qualités recherchées Rigueur, Autonomie, Ecoute et vigilance Savoir-faire : - Rendre compte d'une anomalie ou d'une problématique - Etablir une communication avec les fournisseurs pour l'aspect administratif - Gérer un planning - Gérer simultanément des procédures multiples - Rédiger et mettre en forme des documents, rapports, relatifs à son domaine de compétence - Utiliser les procédures, outils spécifiques aux achats publics hospitaliers - Utiliser les outils bureautiques Compétences Description Niveau de connaissance Achat Connaissances opérationnelles Comptabilité publique Connaissances opérationnelles Droit des marchés publics Connaissances opérationnelles Logiciel dédié à l'achat public Connaissances opérationnelles Logiciel de suivi des marchés et engagements Connaissances opérationnelles Renseignements à : Madame Marie Élise LALEURE Direction des Equipements et des Achats Pôle Travaux Achats Logistique Centre Hospitalier de VICHY : 04.70.97.33.43
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