L'Espace Jean-Louis Dumas accueille quatre fois par an les Acheteurs du monde entier pour découvrir et acheter les Collections (Showroom et Previews). Entre 2 collections, l'espace devient un lieu où sont organisés des événements internes (formations, séminaires, conférences ou autre).
Les missions :
Durant l'activité formations/événements internes :
- Réception des demandes de disponibilités et analyser la faisabilité
- Gestion du planning de réservations et diffusion aux équipes internes et externes (prestataires)
- Mise à jour du fichier Excel sur le réseau partagé avec toutes les informations relatives à l'événement
- Être en lien étroit avec le prestataire restauration (demandes de devis, contrôle des devis, suivi)
- Possibilité d'aide aux finitions des mises en place (ex : galettes des chaises)
- Être en lien avec les équipes de sécurité EJLD (transmission des horaires des événements-listes des visiteurs, accès à la rue Intérieure pour le Comex)
- Anticiper la signalétique des événements du lendemain (mise en place des chevaux en bois, inscription sur les tableaux en verre (accueil et restaurant)
- Être en lien avec notre équipe Finances pour la création des bons de commande, refacturation (Transmission des devis, des informations de refacturation)
Durant les événements
- Tout au long de la journée, rester vigilant(e) au bien-être des visiteurs,
- Savoir répondre à toute demande (commande taxi, transport),
- A la fin de chaque journée, être sûr(e) que tout est prêt pour le lendemain,
- Inscrire les événements sur le tableau d'accueil et mettre en place la signalétique (accueil, espace occupé et restaurant).
Showroom / Preview
Sous la responsabilité de la Coordinatrice des Showroom/Previews
- Accueil des acheteurs (clientèle internationale) et des visiteurs sur 2 sites,
- Remise de badges, stickers, contremarques déjeuners, selon les listes d'accès communiquées,
- Gestion des listes d'accès (mise à jour),
- Gestion du vestiaire avec l'aide du prestataire en fonction du nombre de personnes attendues,
- Comptabilisation quotidienne des déjeuners
- Gérer les demandes/réservations de taxis, de restaurants
- Gérer les réservations des salles de réunions
- Coordination des bus avec le représentant de la société et la sécurité interne
- Comptabilisation quotidienne des bus
- Tout au long de la journée, rester vigilant au bien-être des visiteurs
- Gestion de tout imprévu pouvant arriver lors d'un événement
- Participation éventuelle aux soirées des Acheteurs
Missions entre les activités de l'espace Jean-Louis Dumas et le Showroom
Durant l'inactivité de l'espace et le montage des espaces Showroom, le titulaire se verra confier des missions transverses
- Aide à l'activité Showroom (sourcing / achats divers)
- Aide à l'organisation des événements
- Recueil des inscriptions auprès des RH
- Mise à jour des listes
Profil recherché :
- Autonome, avoir le sens des initiatives et des responsabilités
- Avenant, faire preuve d'une grande aisance relationnelle et d'adaptabilité
- Aimer travailler en équipe, partager les informations
- Rigoureux
- Flexible, polyvalent, proactif
- Patience et diplomatie
- Fortes qualités relationnelles : courtoisie, amabilité, sourire, résistance au stress et réactivité
- Très bonne présentation
- Expression orale parfaite
- Maîtrise des outils du Pack Office
- Anglais courant - 3ème langue appréciée
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