Assistant(e) administratif et gestion financière des opérations (h/f)

Les missions de l'assistant(e) administratif et gestion financière des opérations (H/F)

Placé sous l'autorité de la directrice des Transports et des mobilités et en lien avec les différents services de l'Agglo, vous apportez une aide administrative en termes d'organisation, de communication, d'information, d'accueil et d'orientation des usagers. Vous assurez notamment les missions suivantes :

- Missions d'accueil et d'information :
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Accueillir physiquement les rendez-vous de la direction
- Assurer la réception, le traitement et la circulation du courrier physique et électronique et des communications téléphoniques
- Gérer le planning de la direction
- Apporter un soutien technique et logistique à l'organisation des réunions et des évènements de la direction : prise de rdv, invitations, diffusion, disposition du mobilier, accueil des visiteurs...

Missions administratives :
- Gérer les demandes d'inscription au transport scolaire et aux différents services de mobilité
- Assurer le traitement et la mise en forme de documents, rapports et courriers après validation de la directrice
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...)
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information)
- Gérer l'organisation des commissions et des groupes de travail thématiques
o Envoi des convocations aux membres
o Rédaction et mise en forme des supports de présentation
o Assister aux séances des commissions et des groupes de travail et en assurer les procès-verbaux
- Suivre les conventions et les marchés de la direction et élaborer un tableau de suivi
- Vérifier la conformité des conventions, contrats et marchés en lien avec la direction des affaires juridiques et commande publique
- Instruire les dossiers d'aide financières aux particuliers

- Missions comptables :
- Suivre les dossiers de demandes de subventions (tableau de suivi, mise en paiement)
- Assurer le suivi et le contrôle des recettes du budget transport
- Assurer l'exécution comptable de la direction et le suivi financier d'opérations complexes
- Assurer la gestion complète des dossiers, de l'engagement des bons de commande à la liquidation de la facture
- Réaliser le suivi comptable et administratif des locations de box à vélo aux particuliers et aux entreprises
- Assurer la gestion de 2 régies : transport et modes doux.

Le profil recherché

- Niveau Bac à Bac + 3 en finances / comptabilité
- Titulaire de la fonction publique territoriale (catéogie C ou B) ou à défaut contractuel
- Bonnes connaissances des règles budgétaires de la compatibilité publique
- Maitrise managériale, capacité à communiquer, goût pour le travail en équipe, sens de l'organisation et rigueur
- Aptitude à la réflexion et à la prise de recul, ouverture d'esprit, capacité d'adaptation, diplomatie
- Disponibilité et adaptabilité
- Capacité à prioriser, respecter les délais et faire preuve de réactivité face aux imprévus
- Rigueur et sens de l'organisation
- Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, excel...)