Gestionnaire de scolarité 1er cycle de médecine f/h - 247

À propos de nous

Etablissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 ( ). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, un établissement composante l'Ecole d'Ingénieur Purpan, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

La Faculté de santé est une composante de l’Université de Toulouse. Créée au 1er janvier 2022, elle est issue de la fusion de 4 facultés : Médecine Rangueil, Médecine Purpan, Sciences pharmaceutique et Chirurgie dentaire. Elle anime une politique de formation et de recherche dans le champ de la santé et du soin. En termes de formation, elle a en charge l’organisation des études de santé, la gestion et la délivrance des diplômes des études médicales, des études de maïeutique, des cursus paramédicaux universitaires (orthophonie, orthoptie, psychomotricité, audioprothèse, infirmier en pratique avancée) et universitarisés; des études de sciences pharmaceutiques et d’odontologie. Elle en porte la responsabilité administrative, financière et patrimoniale. Elle assure une articulation avec les activités de recherche dont les thématiques lui sont rattachées. Elle est constituée de 3 départements d’enseignement et de 4 divisions transverses.

Organisation des activités et des missions de la Faculté en chiffres : Etudiants : 17 000 ; Enseignants et enseignants chercheurs : 736 ; Personnels administratifs et techniques : 266 ; Budget géré : 10 millions d’€.

Le poste proposé relève du département Médecine, Maïeutique et Paramédical et plus précisément à la scolarité des études de médecine (1er cycle) site du 37 allées Jules Guesde 31000 Toulouse.


Mission

Réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion de scolarité au sein du bureau des formations en sciences médicales.



Organiser la gestion administrative des étudiants en 1er cycle de médecine

- Accueillir et informer les étudiants durant leur année

- Suivre les inscriptions administratives

- Effectuer les inscriptions pédagogiques dans l’application

- Elaborer et communiquer les emplois du temps

- Editer les procès-verbaux d’examens, préparer et suivre les délibérations du jury

- Publier les résultats

- Gérer et mettre en ligne des données de la scolarité sur le site de l’université

- Saisir les emplois du temps sur CELCAT

- Préparer les contrats pédagogiques

- Gestion des UE optionnelles



Organiser les examens :

- Assurer le suivi et l’organisation des examens

- Préparer le matériel de composition nécessaire

- Surveiller les épreuves

- Aide ponctuelle apportée aux collègues gestionnaires de scolarités

- Participation à la surveillance des examens du Département de Médecine Maïeutique Paramédical

- Participation aux événements de la Faculté de santé (EDN, ECOS, tenue bureaux de vote…)



Informations complémentaires :

Horaires décalées en périodes d’examens – télétravail possible après 1 an d’ancienneté.




Conditions générales du poste :



· Catégorie du poste : C

· Corps de recrutement : ATRF

· Quotité de travail : 100%

· Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt

· Poste ouvert aux titulaires et contractuels

· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDI

· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1

· Rémunération:

Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310 € + modulation grade

Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74€ € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)

· Localisation géographique : Departement MMP – Allees Jules Guesdes


Profil

Connaissances :

- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la faculté de Santé et de l’université de Toulouse

- Connaissance de l’environnement et de la réglementation des établissements de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche

- Connaissance du déroulement des études médicales.

- Connaissance des modalités de contrôle des connaissances, syllabus, du règlement des études et des procédures relatives à la gestion de la scolarité.

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative, secrétariat et outils informatiques



Savoir-faire technique :

- Maitrise des outils bureautiques et logiciels (Apogée, Celcat, Uness Theia, trouver mon master, ecandidat)

- Maitrise des techniques d’accueil physique et téléphonique

- Maitrise des techniques de rédaction administratives

- Planification et organisation de sa charge de travail



Savoirs comportementaux :

- Sens de l’initiative, Adaptation, Rigueur et Précision

- Travail en équipe

- Capacités relationnelles et de communication

- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

- Discrétion, polyvalence, réactivité et dynamisme



Diplômes requis : Bac

Expérience souhaitée : Débutant.e accepté.e



Avantages :

* Contributions aux frais de transport en commun

* Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois

* 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois) :

39h10 = 55 jours de congé

38h15 = 50 jours de congé

37h20 = 45 jours de congé

* Contributions à la complémentaire santé

* Subvention restauration collective

* Chèques vacances

* Service social

* Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

* Activités sportives et culturelles

* Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)

* Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)

* Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences…)

* Télétravail possible en fonction du poste

* Dispositif d'accompagnement et de formation à la prise de fonction managériale à l'université

* Possibilité d’aménagement du temps de travail

* Crèche

* Formations



Date de publication : 07/01/2026

Date limite de candidature : 05/02/2026