Agent d'accueil - mairie d'offendorf

Vos missions en quelques mots Accueil téléphonique et physique au secrétariat Accueil et renseignement de la population Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique Elaboration des actes administratifs Préparation des actes budgétaires et comptable Gestion et affichage d’informations Assurer la gestion du cimetière Accueil téléphonique et physique du public - accueillir le public avec amabilité - rendre des messages - s’exprimer clairement et reformuler les demandes - favoriser l’expression de la demande - recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques - traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous - mettre en relation les correspondants - gérer les situations de stress et réguler les tensions - réagir avec pertinence aux situations d’urgence - conserver neutralité et objectivité face aux situations - s’adapter au public de cultures différentes - adapter son intervention aux différents publics - faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurités liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité. Accueil et renseignement de la population - identifier et gérer la demande et son degré d’urgence - gérer un planning de réservation (salles…° - orienter vers les services et personnes compétents - renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité - aider à rédiger des documents administratifs Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique - Rédaction de courriers, de tableaux de bord - Préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire et les actes d’état-civil Préparation et rédaction des documents budgétaires et comptables - Réaliser des prévisions budgétaires (masse salariale, formations, coût lié au personnel, montant des investissements…) - Préparer et suivre l’exécution du budget Gestion et affichage des informations : - Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services - Présenter des documents d’information et de communication - Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations Gestion du personnel : - Assurer la gestion administrative du temps de travail (planning, congés annuels, gestion des absences, Compte-épargne temps…) - Diffuser les informations auprès des agents Participer à la préparation d’évènements et de manifestations diverses en soutien à la personne en charge de l’évènement - assurer l’organisation matérielle de manifestations - effectuer toute autre tâche en lien avec ces missions Profil recherché Connaître l’environnement de la collectivité Connaissances des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs, Connaissance des règles des actes d’état-civil Connaissances bureautiques et des logiciels métier Savoir planifier son travail et gérer les priorités Respecter les délais réglementaires Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension Excellentes qualités relationnelles Autonomie Qualités organisationnelles Etre force de proposition Capacité d'adaptation Réactivité