Assistant direction entreprises

Missions

Rattaché(e) au Directeur de la Direction Entreprises Paris Grand Est (DE PGE), vous assurez les activités de coordination interne de la Direction et contribuez activement à son bon fonctionnement ainsi qu'à la fluidité de ses activités internes.

En tant qu'Assistant(e), vos principales missions sarticulent autour des axes suivants :

- Vie de la Direction

1. Veiller au bon fonctionnement quotidien de la Direction Entreprises;
2. Être le point de contact interne pour toute question logistique, administrative ou organisationnelle;
3. Assurer l'on boarding des nouveaux collaborateurs (internes / externes) et les premiers pas (remise du livret daccueil (BEIGF & D.E.);
4. Centraliser les demandes informatiques, téléphonie, badges (entrée/sortie, habilitations aux outils, organigramme, Trombinoscope, etc.);
5. Organiser pour chaque nouvel arrivant un entretien de 30 mn environ avec D.E. / D.D. / D.S.C. dans les jours suivant son arrivée.

- Gestion des agendas de la DE

6. Anticiper les éventuels conflits d'agenda, prise de RDV interne/externe,
7. Etre en lien avec les assistantes COMEX,
8. Gérer les déplacements (priorisation des demandes, gestion des sollicitations externes, notes de frais, etc.)

- Support logistique et administratif

9. Suivre les commandes déconomat et les demandes dintervention logistique ou immobilière.
10. Gérer le processus de commande, de facturation et de règlement des prestations externes via Easy.
11. Suivre le budget de fonctionnement, la flotte de véhicules, les délégations/pouvoirs, et les visites médicales.

- Gestion des accès et documentation

12. Contrôler et mettre à jour les habilitations informatiques (accès aux outils, répertoires partagés et mise à jour des procédures dhabilitation).
13. Rédiger et suivre les pouvoirs et délégations des collaborateurs de la Direction Entreprises

- Organisation et animation interne

14. Actualiser Organigramme & PTF, Cartes de démarche, Trombinoscope
15. Gérer les bonnes pratiques documentaires (archivage et capitalisation de nos missions)
16. Etre force de proposition sur lanimation déquipe et le bien-être collectif.
17. Contribuer à la communication interne et externe
18. Organiser divers Comités, Plénières festive et non festive, Codir, etc.

Critères candidat

Niveau d'études minimum

Bac + 3 / L3

Formation / Spécialisation

Gestion administrative

Niveau d'expérience minimum

3 - 5 ans

Expérience

Expérience sur un poste similaire souhaitée

Compétences recherchées

19. Discrétion et respect de la confidentialité
20. Agilité intellectuelle et opérationnelle
21. Autonomie dans l'organisation du travail
22. Rigueur et fiabilité
23. Excellentes compétences relationnelles
24. Sens du service et orientation client

Outils informatiques

25. Connaissances Pack Office (Word, Excel, Powerpoint)
26. Utilisation doutils collaboratifs (Teams)
27. Maîtrise du logiciel EASY (Achats de prestation) serait un plus
28. Habitudes dutiliser des outils de gestion des demandes internes (type recrutement, facturation, etc.)