Rejoignez le service développement international de la célèbre enseigne PAUL!
Vous accompagnez au quotidien le Directeur du Développement en assurant un support administratif, organisationnel et de coordination, afin de sécuriser les délais, fiabiliser les dossiers et fluidifier les échanges internes/externes.
Vos missions:
1) Gestion d’agenda & coordination des priorités
- Gérer l’agenda du Directeur (planification, arbitrage des priorités, optimisation des créneaux).
- Organiser les réunions internes/externe (invitations, ordre du jour, participants, salles/Teams, relances).
- Préparer les packs de réunion (docs, liens, points clés, derniers échanges).
2) Organisation des déplacements & logistique
- Coordonner les déplacements (vols, hôtels, transferts, visas si besoin, réunions sur place).
- Centraliser les informations de voyage et établir un planning consolidé.
- Préparer les documents pratiques (contacts, adresses, itinéraires, timings).
3) Suivi administratif & reporting de pilotage
- Tenir à jour les fichiers de suivi : pipeline projets, statuts, jalons, points bloquants, prochaines actions.
- Produire des synthèses courtes (1 page) : avancement dossiers, priorités de la semaine, risques.
- Assurer le suivi des validations internes (juridique, finance, opérations) et relancer au bon moment.
4) Gestion documentaire & qualité des dossiers
- Créer et structurer les dossiers (SharePoint/Teams) : classement, versions, archivage, naming.
- Vérifier la complétude des dossiers candidats / partenaires (pièces, formulaires, éléments corporate).
- Suivre l’avancement des étapes : NDA, documents préalables, contrats, DIP, éléments opérationnels.
5) Gestion des échanges email (autonomie & rigueur)
- Gérer en autonomie une partie des échanges par email (accusés réception, relances, coordination).
- Préparer des brouillons de réponses (FR/EN) pour validation rapide.
- Structurer les fils de discussion et garantir la traçabilité (qui a dit quoi, quand, prochaine action).
6) Support administratif général
- Préparer et suivre les demandes administratives : factures, devis, bons, prestations, prestations externes.
- Suivre les échéances (signatures, dates limites, deadlines AO, dépôts de documents).
- Aider à la préparation des notes internes et comptes rendus (mise en forme, relecture, structuration).Compétences & qualités attendues
- Très bonne organisation, sens du détail, fiabilité, autonomie.
- Excellente capacité à suivre plusieurs sujets en parallèle sans perdre les priorités.
- Très bonne communication écrite, Français + Anglais courant. La maîtrise d'une 3ème langue serait un plus.
- Aisance avec : Outlook, Teams, Excel, PowerPoint (mise en forme), SharePoint/OneDrive.
- Discrétion et sens de la confidentialité (dossiers contractuels/stratégiques).
Profil recherché
- Étudiant(e) en école de commerce / management / international / assistanat de direction.
- Rythme d'alternance idéal : 1 jour / 4 jours ou 2 jours / 3 jours
- Appétence forte pour un environnement international, structuré, exigeant.
- À l’aise avec les environnements multi-interlocuteurs (DG, juridique, CDG, Opérations, Marketing, partenaires, opérateurs).
Ce qui fera la différence
- Capacité à transformer un échange en plan d’actions (qui fait quoi, pour quand).
- Anticiper, relancer, préparer, sécuriser.
- Qualité de mise en forme : emails, CR, supports impeccables.
Nos avantages:
- Nos bureaux sont situés juste en face d'un arrêt du tram à Marcq en Baroeul.
- Remboursement des abonnements de transport à 75%.
- Restaurant d'entreprise.
- 30% de remise sur les produits en Boulangeries PAUL
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.