Office manager – gestion administrative externalisée (h/f)

Chez Mindset Finance, nous accompagnons des dirigeants de PME, startups et scale-ups sur leurs enjeux financiers, organisationnels et stratégiques. Notre conviction : une entreprise performante repose aussi sur une administration propre, structurée et outillée. Nous recrutons un(e) Office Manager / Chargé(e) de gestion administrative & process pour renforcer l’équipe et participer activement à la structuration de notre organisation et de celle de nos clients. Ce poste s’adresse à quelqu’un de fiable, rigoureux et efficace, qui aime quand les choses sont bien faites, mais qui a aussi envie de structurer, améliorer et automatiser. Tu interviens à la fois : en interne, pour sécuriser et fluidifier l’organisation de Mindset Finance, chez nos clients, dans le cadre de missions de gestion administrative externalisée. Tu es un point d’appui opérationnel, capable d’exécuter avec rigueur, mais aussi de proposer des améliorations concrètes. Principales missions : Gestion administrative & opérationnelle Gestion et suivi des factures clients et fournisseurs Suivi des paiements, échéanciers et relances simples Organisation et tenue des dossiers administratifs Interface avec les équipes internes, partenaires et outils Process & organisation Structuration des process achats, ventes et RH Contribution à la préparation des clôtures comptables (sans production comptable) Mise en place de méthodes simples, claires et reproductibles Documentation des process et bonnes pratiques Outils & automatisation Utilisation et paramétrage d’outils de gestion (facturation, compta, RH, organisation) Amélioration des workflows existants Mise en place d’automatisations simples pour réduire les tâches répétitives Participation au choix et au déploiement de nouveaux outils