Activités principales :
1. Assurance de la conformité juridique et réglementaire
* Veille législative et réglementaire
* Respect des normes archivistiques
2. Analyse et évaluation des besoins documentaires
* Analyse des flux documentaires : Étudier les types de documents, leur cycle de vie et leur volume pour adapter la gestion électronique.
* Identification des documents à archiver : Sélectionner les documents pertinents pour l'archivage en fonction des exigences légales, organisationnelles et stratégiques.
3. Organisation et classification des documents
* Définition d’une structure de classement : Concevoir des classifications et des taxonomies pour organiser les documents de manière logique et efficace dans le système GED/BPM.
* Indexation des documents : Veiller à ce que les documents soient correctement indexés avec des métadonnées (date, auteur, type, etc.) pour en faciliter la recherche et l’accès.
4. Mise en œuvre de la gestion documentaire électronique
* Conception et paramétrage du système GED/BPM : Participer au choix et à la configuration de la solution GED/BPM en s’assurant qu’elle répond aux besoins d’archivage.
* Migration des documents physiques et numériques : Assurer la numérisation et l’intégration des documents dans le système électronique tout en garantissant leur authenticité et intégrité.
5. Sécurité et gestion des accès
* Contrôle des accès et des droits d'utilisation : Mettre en place des politiques de sécurité pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder ou modifier les documents sensibles.
* Gestion des copies de sécurité
6. Préservation et gestion des archives à long terme
* Conservation des archives
* Gestion de l'obsolescence des supports
7. Formation et sensibilisation des utilisateurs
* Formation des utilisateurs
* Sensibilisation à la gestion documentaire
8. Audit et amélioration continue
* Contrôles de qualité
* Amélioration des processus .
9. Gestion des processus métier (BPM)
* Optimisation des processus métier : Dans un projet BPM, l'archiviste peut intervenir pour optimiser les processus liés à la gestion des documents et s'assurer que les flux de documents sont intégrés efficacement dans les processus automatisés.
* Analyse des processus documentaires : Participer à l'analyse et à la modélisation des processus documentaires dans le cadre de la gestion des processus métier.
10. Suivi et reporting
* Suivi des performances : Mettre en place des indicateurs de performance pour mesurer l'efficacité du système GED/BPM.
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