Assistant gestion de patrimoine (h/f)

Description du poste :
Assistant de gestion de patrimoine résidentiel F/H
Rattaché au responsable gestion de patrimoine résidentiel et au sein du Pôle Maintenanceet Gestion de Covea Immobilier, vous assistez deux chargées de gestion responsabled'un patrimoine total d'environ 650 lots principaux.
Vos missions ?
Gestion administrative : A ce titre vous :
- Assistezle Chargé de gestion de Patrimoine dans la gestion de ses dossiers au quotidien(préparation des dossiers états des lieux d'entrée, suivi des états des lieuxde sortie, rédaction de courriers, notes d'informations, contact avec lesgardiens ou employés d'immeuble etc).
- Rédigezles courriers ou notes d'information à l'attention des locataires de l'immeuble
- Saisissezles bons de commande sur l'outil de gestion et participez activement à la maitrisedes budgets en coopération avec le chargé de gestion de patrimoine auquel vousêtes rattaché
- Validezles factures de manière fonctionnelle via l'outil. A ce titre, vous qualifiezla nature de la dépense (charge récupérable ou non récupérable) en fonction dela législation applicable aux contrats de location concernés (baux loi de 89,baux commerciaux ou baux code civil)
- Gérez les clés des appartements (avec les agences, le service Maitrise d'Ouvragetravaux, les gardiens, le service maintenance, etc) et distribuez le courrierau sein du service suivant le planning en cours (7 assistantes dans le Pôle)
- Numérisezet archivez tous documents devant intégrer le plan de classement de l'immeuble.
- Traitez de manière autonome et sous la responsabilité du chargé de gestion depatrimoine, les demandes des locataires de votre périmètre par mail ou par tel.Vous êtes le garant du bon traitement des demandes des locataires et participezactivement à leur satisfaction.
- Editez, suivez périodiquement des rapports d'activité et travaillez étroitementavec les équipes en charge du portefeuille d'actifs considérés sur l'analysedes données (suivi des indicateurs de la satisfaction locataires, d'activité, définitionde plan d'action). Vous appréciez le travail d'équipe et collaboratif
- Participez à des comités ou projets transverses de la Direction (ex : comitétravaux, biodiversité, nouvelle offre servicielle, travail collaboratif autourde la préservation de nos rendements et de la valorisation du patrimoine)
- Prenez en charge le suivi de certains contrats de nos prestataires pourl'équipe et en collaboration avec votre chargé de gestion de patrimoine. Le butest de vous assurer que notre prestataire répond à nos besoins, nos critères desélection, conformément à son cahier des charges que vous maitrisezparfaitement
Cette description prend en compte les principales responsabilités ; elle n'est pas limitative.
Permanencestéléphoniques du Pôle :
Vousprenez en charge les demandes de nos locataires par téléphone et par mail vial'outil de relation clients pour l'ensemble des collaborateurs du Pôle gestionet maintenance, selon un planning défini au sein et avec les autres membres del'équipe assistants (7). La fréquence des permanences téléphoniques est de3 demi-journées maximum par semaine.
Votre profil ?
Formation BTS ou Bachelor professions immobilières. Des connaissances juridiques immobilières sont nécessaires.
Rigoureux, autonome, disponible et réactif, vous avez le sens des responsabilités et vous êtes force de proposition et de nature curieuse.
Doté d'un excellent relationnel client et de qualités rédactionnelles vous aimez travailler en équipe et êtes capable d'entretenir un lien étroit avec les opérationnels (internes/externes). Il est indispensable de faire preuve d'esprit d'équipe au sein de ce poste et d'apprécier de travailler de manière collaborative.
Vous êtes reconnu pour votre culture client, votre souci permanent de la performance et votre agilité face au changement .
Vous maîtrisez le pack office .
Vous vous projetez dans une structure dynamique proposant un poste complet nécessitant une implication sur des missions à court, à moyen et à long terme.
Covéa est un groupe mutualiste engagé, constitué des marques MAAF, MMA, GMF et du réassureur PartnerRe.
Acteur économique majeur des territoires, grâce à ses 24 000 collaborateurs, Covéa protège plus de 11 millions de clients et sociétaires en France.
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