Au sein de la Direction des Formations de CentraleSupélec et rattaché(e) à la Directrice de la scolarité des programmes Bachelors, votre mission principale sera de coordonner et réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion de la scolarité. Il s'agira également, d'assurer l'accueil et l'accompagnement des étudiants, de gérer et d'organiser leur scolarité, d'assurer la gestion opérationnelle de la formation, d'accompagner les élèves dans leur mobilité entrante et sortante, de veiller au respect du cadre réglementaire en vigueur et des exigences institutionnelles.
Le poste concernera la formation BSc Bachelor of Engineering, en lien spécifique avec notre partenaire CityU à Hong-Kong et nécessitera une maitrise de l'anglais.
A ce titre, vos activités seront les suivantes :
1. Gestion administrative de la scolarité
- Participer à la mise en œuvre de l'emploi du temps et assurer le suivi des plannings hebdomadaires des cours
- Mise à jour du système d'information (intervenants, groupes d'élèves, notes, planning)
- Contribuer à la gestion des notes et la validation des obligations de scolarité des étudiants
- Organiser les sessions d'examens et de rattrapages : gestion du calendrier, suivi de la reprographie, planification des besoins de surveillants, présentiel en période d'examens
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques : synthèse de la nature des effectifs recrutés, bilan des coûts de formation
- Soutenir la démarche réflexive d'évaluation des enseignements, en relation avec la responsable des évaluations, les responsables académiques de programme, les enseignants et les directeurs de département
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
- Assurer la coordination et la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel : planification des enseignements, suivi des vacataires, commandes aux fournisseurs
- Veiller au suivi des absences des élèves
- Préparer les documents supports des jurys et commissions
- Actualiser les documents de référence du programme : catalogue de cours, SharePoint.
- Coordonner les événements ponctuels et les visites de terrain, gérer les devis et factures afférents
- Editer les attestations
- Participer à l'édition des diplômes et l'organisation de la remise des diplômes
2. Gestion administrative des élèves
- Informer et accompagner dans leurs démarches les étudiants ; être un référent pour ces étudiants, majoritairement anglophones
- Définir et garder d'actualité un parcours étudiant jusqu'à la diplomation
- Gérer la relation avec les étudiants se trouvant dans des situations spécifiques, notamment en difficulté médicale ou psychologique, et résoudre les problématiques en lien avec le Pôle d'accompagnement et le Pôle handicap de l'école.
3. Communiquer et collaborer avec l'établissement partenaire du programme
- Gérer et coordonner les étapes de scolarité avec le partenaire
- Transmettre aux intervenants externes les informations utiles
- Assurer une communication efficace avec l'institution partenaire, alignement continu des procédures.
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