Gestionnaire des instances

À propos de nous

L’Université de Lille est l’un des plus grands établissements d’enseignement supérieur de France, avec plus de 80 000 étudiantes et étudiants, une communauté de recherche d’excellence et un engagement fort au service de la transformation sociétale.

Rejoindre l’Université de Lille, c’est intégrer une université publique innovante, inclusive et engagée dans la modernisation de ses pratiques de gestion.


Mission

Au sein de la Direction des personnels administratifs, techniques, sociaux et de santé, vous intégrerez le service des instances et de la veille réglementaire, garant du bon fonctionnement des instances RH et du dialogue social de l’établissement.

En tant que Gestionnaire des instances, vous êtes un acteur clé du bon déroulement des instances représentatives du personnel : vous assurez leur organisation administrative, logistique et réglementaire.

📌 Vos missions principales :

* Vous planifiez, préparez et organisez environ 25 réunions d’instances par an (F3SCT, commission paritaire, commission d’avancement, etc.).

* Vous élaborez les ordres du jour, rédigez les convocations, mettez à jour les arrêtés de composition.

* Vous gérez la logistique des réunions (réservation de salle, visioconférences, documents de travail).

* Vous assurez le secrétariat de séance : relevés de décisions, procès-verbaux, diffusion et archivage.

* Vous contribuez activement à l’organisation des élections professionnelles et accompagnez les services dans leur mise en œuvre.

👉 Vous travaillez en lien étroit avec les représentants du personnel, les directions concernées, et assurez un rôle de conseil.


Profil

🎯 Vous êtes organisé·e, rigoureux·se, et aimez le travail en équipe ? Ce poste est fait pour vous.

Vous êtes :

* Titulaire d’un diplôme ou d’une formation en gestion administrative ou secrétariat, avec une bonne connaissance de l’environnement public ou universitaire.

* À l’aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et les outils collaboratifs (visioconférence, GED).

🛠️ Vous savez :

* Gérer un calendrier complexe, prioriser vos tâches et respecter les délais.

* Rédiger des comptes rendus précis et des courriers administratifs avec une excellente orthographe.

* Appliquer un cadre réglementaire, en respectant la confidentialité et les règles de fonctionnement des instances.

* Dialoguer efficacement avec des interlocuteurs variés (RH, représentants du personnel…).

💡 Une connaissance de la réglementation RH ou des statuts des personnels BIATSS est un vrai plus !

📌 Les + du poste

* Un environnement stimulant au cœur d’une université en pleine transformation

* Possibilité de télétravail 1 à 2 jours par semaine 🏡

* Poste à temps complet (100 %)

* Localisation : Siège de l’Université de Lille (campus cité scientifique)

* Poste ouvert aux candidatures externes – Catégorie B – Corps des TECH