KEDGE Business School est une Ecole de management française de référence présente sur 4 campus en France (Paris, Bordeaux, Marseille et Toulon), 2 en Chine (Shanghai et Suzhou), 2 en Afrique (Sénégal et Cote d'Ivoire) et 6 campus associés (Avignon, Bastia, Bayonne, Mont-de-Marsan, Dakar, Abidjan).
KEDGE BS propose une offre de 38 formations en management et en design, pour étudiants et professionnels, et déploie des formations sur-mesure pour les entreprises au niveau national et international.
Les enseignants chercheurs de KEDGE contribuent à l'avancée des connaissances en management à travers des travaux de recherche appliquée et fondamentale. Ils sont à l'origine d'une production de publications, ouvrages, colloques... qui place l'école au premier rang des Business Schools françaises en matière de recherche.
Classée par le Figaro Etudiant et Challenges 8e meilleure Business School en France et 34e Europe du classement Financial Times, KEDGE Business School est accréditée AACSB, EQUIS et AMBA, reconnue et visée par l'Etat français, et membre de la Conférence des Grandes Ecoles .
Au sein de la Direction des Opérations des Programmes, nous recrutons un Gestionnaire Administratif (F/H) en contrat à durée déterminée sur notre campus de Luminy pour une durée de 3 mois.
Vous trouvaillerez au sein d’une équipe de 5 personnes réparties sur les campus de Talence et Marseille.
VOS MISSIONS PRINCIPALES SERONT LES SUIVANTES :
1/ Coordination des activités pédagogiques avec les Directeurs de programme et la Faculté pour tous les programmes :
* Préparation des plans de formation et des calendriers en relation avec les Directeurs de programme et la Faculté
* Etre référent.e du service planification sur tout changement/modification des plans de formation
2/ Gestion des Jurys de passage et de diplômes :
* Organisation des jurys de passage et de diplômes et établissement des documents dédiés (matrice des tableaux de jury, décisions, PV)
* Préparation des PV de sortie pour le Rectorat et pour le service de la Pédagogie
* Etablissement et suivi des courriers des décisions pour les étudiants, en redoublement, ajournés ou non diplômés
* Suivi de la facturation des décisions en lien avec le service comptable
* Gestion des démissions, exonérations et suivi des dossiers
* En cas de réinscription, établissement des devis et suivi de la procédure
3/ Gestion budgétaire et administrative :
* Etablissement des demandes d’achats et suivi budgétaire des factures pour tous les programmes
* Gestion des Intervenants Occasionnels (bons de commande pour les prestataires)
* Reporting des dépenses
4/ Gestion des missions règlementaires :
* Conseils de disciplines : préparation, convocations et suivi
5/ Assistanat de Direction :
* Organisation des déplacements de deux directeurs
* Organisation de l’agenda de deux directeurs
* Saisie des notes de frais de deux directeurs
PROFIL RECHERCHE ET COMPETENCES METIER :
* Expérience significative souhaitée sur un poste similaire
* Connaissances en comptabilité
* Utilisation d’un logiciel comptable et /ou d’un logiciel de recouvrement (Oracle, Cegid, Sage)
* Compétences relationnelles et en négociation clients via différents canaux de communication (mails, téléphone, face à face)
* Maitrise d’Office 365, notamment Excel
* Capacité à travailler en équipe, en transversalité et à distance
* Capacité d’organisation, priorisation et rigueur
* Niveau d’anglais B1 minimum, B2 souhaité
SOFT SKILLS :
* Autonomie
* Rigueur
* Sens du service client
* Adaptabilité, flexibilité
* Diplomatie
* Réactivité
Type d'emploi : Temps plein, CDD
Statut : Non cadre
Rémunération fixe sur 13 mois
30 jours ouvrés de congés payés/an + 20 JRTT/an
Autres avantages : carte ticket restaurant + prime de transport + accès salle de sport + mutuelle et prévoyance
Prise de poste : Mai 2025
L’ensemble des Collaborateurs et des Collaboratrices de l’Ecole sont sensibilisés sur les questions d’inclusivité, qu’il s’agisse du handicap, du genre ou de l’égalité des chances. Notre école accorde une importance clé à l’inclusivité qui s’incarne dans deux de nos piliers stratégiques : durabilité/pérennité et inclusivité.
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