Référence CSP: O044240/404000224
Rattaché.e au responsable du secrétariat général et de la coopération intercommunale, vous assurez, en binôme avec une autre assistante de direction, la coordination administrative de la direction ressources et de la direction générale. A ce titre, vous facilitez la circulation de l'information et l'harmonisation des pratiques. Vous accompagnez et conseillez les responsables en matière d'organisation, de gestion, de communication, de classement et de suivi de dossiers.
Collaborateur.trice privilégié.e de la directrice générale adjointe, vous l'assistez dans le suivi de l'activité de la direction et sur certains dossiers dédiés.
Activités
* Assister la DGA dans la gestion de son agenda, les échéances de la direction et assurer un suivi des dossiers spécifiquement délégués
* Intégrer et alerter sur les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités
* Assurer la gestion administrative des instances internes et réglementaires liées à la direction ressources, notamment Comité social territorial (CST), formation spécialisée en santé, sécurité et conditions de travail (F3SCT) et commissions préalables au Conseil municipal (planification, centralisation et mise en forme des documents, diffusion)
* Assurer le suivi et la gestion du courrier entrant et sortant
* Assurer le rôle de référent de gestion de l'information et du numérique au sein de la direction (charte de nommage, arborescence sous Teams, etc.)
* Suivre et vérifier les parapheurs et les circuits de visas et signatures
* Gérer et suivre les abonnements aux ouvrages et magasines papiers et numériques
* Assurer le suivi administratif et comptable des services de la direction ressources
* Accompagnement administratif de la mission communication interne (préparation des évènements, gestion des commandes, relecture...)
* Suppléer l'assistante de la DGS en cas d'absence : gestion de l'agenda de la DGS, suivi des courriers et appui à la préparation des Conseils et Bureaux municipaux
* Suppléer l'assistante du service ressources humaines en cas d'absence : accueil physique et téléphonique, gestion du courrier
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
Communes
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