Au sein de la Direction de la Qualité de la Performance et de l’Innovation, vos missions seront les suivantes :
En tant qu’Apprenti, vous serez placé sous l’autorité du responsable du département « Qualité et Signalements ». Vous contribuerez à la mise en place d’un système de gestion documentaire au sein de la Direction de la Qualité de la Performance et de l’Innovation (DQPI) de l’ARS Grand Est. La mission consiste à définir la politique et à mettre en place un système de Gestion documentaire. Dans ce cadre, vous :
- Assurerez la définition et la conception d’un système de gestion des documents au sein de la direction :- Définition de la politique
- Formalisation de la procédure de gestion documentaire (définition des modalités de création, de validation, de diffusion, de suivi et de mise à jour des documents)
- Elaboration de la matrice des documents et définition de la charte graphique,
- Création d’un système de nomenclature et définition des règles à suivre pour l’identification et le nommage des documents
- Choix d’un outil de gestion documentaire (choix de l’outil, définition d’un espace de stockage, conditions d’accessibilité, création d’un répertoire et d’un tableau de suivi des documents)
- Assurerez la gestion du système documentaire au quotidien :- Appui aux départements de la DQPI pour l’intégration des documents existants et la rédaction des nouveaux
- Vérification de la cohérence du document, de sa mise en forme et de sa nomenclature
- Appui pour la validation du document par le responsable
- Enregistrement du document dans l’espace dédié
- Communication des documents aux personnes concernées par la mise en application
- Participation au test de mise en application du document si nécessaire
- Contribution à l’enregistrement et à l’archivage des documents
- Définition de la périodicité de mise à jour des documents
- Réaliser la formation des agents à l’utilisation du système de gestion documentaire. S’assurer de la mise en œuvre et de la bonne conformité des procédures. Et apporter si besoin des améliorations au système.
- Participer aux travaux de formalisation des processus qualité nécessaire au fonctionnement des départements. Identifier les besoins en matière de gestion documentaire. Et rechercher des solutions adaptées.
Autre mission :
- Vous pourrez participer à différents groupes de travail sur les sujets en rapport avec les missions de la DQPI notamment sur la partie Qualité.
Savoir :
- Gestion de projet
- Gestion documentaire
- Processus qualité
Savoir-faire :
- Synthétiser et analyser
- Faire preuve d’adaptation
- Faire preuve de discrétion professionnelle
- Travailler en équipe
- Utiliser les outils bureautiques
Savoir-être :
- Autonomie et méthode
- Réactivité et rigueur
- Force de propositions
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