Secrétaire sessad autisme

Descriptif du poste

Traiter et coordonner les opérations et les informations médicales et administratives du patient.

Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.

Organiser la gestion logistique.

Activités :

- Coordination en lien avec les cadres du service de l’activité des différentes unités se rattachant au SESSAD :

- Planification des activités/ interventions internes/externes spécifiques au domaine d'activité

- Gestion des agendas médecin et cadres

- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques

- Contact familles pour mise à jour dossier administratif et prise de rendez-vous avec le médecin

- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers

- Organisation de réunions

- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

- Saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données / informations / tableaux, dans son domaine d'activité

- Recensement / enregistrement des données / informations liées à la nature des activités

- Gestion et traitement des données / informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)

- Élaboration et mise en place de mesures correctives dans son domaine d'activité

- Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations

- Contrôle de la cohérence des données / informations spécifiques au domaine d'activité

- Formation de personnes aux techniques et procédures de son domaine, et à leur application

- Rédaction et actualisation des outils de la loi 2002-2 en lien avec les cadres socio-éducatifs

- Participation à la mise en place des différentes évaluations réglementaires

Profil recherché

Diplôme en lien avec le secrétariat médical (niveau baccalauréat minimum).

Savoir-faire :

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

- Analyser et optimiser un / des processus

- Évaluer la pertinence / véracité des données / informations

- Identifier, analyser des erreurs de gestion (activité), en rechercher les causes et définir les moyens d'y pallier

- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

- Organiser et classer des données / informations / documents de diverses natures

- Gérer les situations de conflit / maitrise de ses émotions

- Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle

- Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites

- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

- Organiser et classer des données / informations / documents de diverses natures

- Rédiger et mettre en forme des notes / documents

- S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes

- Travailler en équipe / en réseau

- Utiliser les outils bureautique / Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) / Tableaux de bord Excel