Au sein de CACEIS en France, un assistant est recherché pour accompagner la ligne métier Fund Administration et le Group Head of operational Line Fund Administration (HOL), en charge de cette ligne métier pour le groupe CACEIS.
A ce titre, vous assistez le HOL et l’ensemble des collaborateurs de la ligne métier Fund Administration sur toutes les tâches d’organisation de l’activité et les tâches administratives. Pour ce faire, vous savez identifier et gérer les priorités. Vous assurez l’interface avec l’ensemble des interlocuteurs internes et externes. Votre périmètre d’intervention peut varier selon l’activité (du suivi administratif à la contribution voire à la gestion de certains dossiers).
Vos principales missionssont:
Support à la ligne métier Fund Administration
* Gestion des agendas
* Organisation des réunions internes / externes / transverses
* Mise à jour des organigrammes
* Pilotage/suivi de la RoadMap (KPI) de l’ADF France et Groupe
* Préparation et organisation du Comité de Direction de l’ADF (gestion des supports de réunion, assurer la mise en forme et/ou la réalisation des supports, rédaction du CR)
* Gestion des compte-rendu de réunions
* Gestion du SharePoint de l’ADF France et animation et coordination avec les filiales internationales
Assistanat du Group Head of operational Line Fund Administration
* Gestion de son agenda complexe et mouvant
* Planification de ses déplacement internationaux
* Recueil et filtre des appels internes et externes à destination du HOL
* Classe les emails et l’alerte selon les priorités
* Rédige tout ou partie de la correspondance usuelle
* Organisation des rendez-vous internes et externes
* Développe et entretient une relation de confiance avec les collaborateurs en relation fréquente avec le HOL / les équipes FA
Réalisation de tâches administratives
* Assure le suivi administratif des dossiers, le classement et l’archivage de son manager / des équipes
* Gère l’économat, les demandes d’équipement et d’accès
* Traite les notes de frais et contrôle les factures
* Trie et distribue le courrier
* Suit les présences et consolide les plannings de congés
* Gère les commandes de fournitures
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