Assistante de direction et comptabilité h/f

Présentation de l'entreprise - GRPOUPE E2V
Qui sommes-nous ?

Implanté sur la commune de Villemur sur Tarn depuis 1996, le Groupe E2V est une PME en forte croissance, dynamique, et entreprenante qui emploie près de 85 salariés sur nos agences de Villemur sur Tarn et Bordeaux.

Notre désir d'évolution constante ainsi que la diversité de nos compétences nous permettent d'être présent sur l'ensemble des activités de l'aménagement paysager, de l'entretien des espaces verts, et de l'aménagement et entretien des sols sportifs.

Pour ce faire, nos équipes disposent d'une large autonomie et nos projets sont menés avec méthode et expertise. En tant qu'Assistante de direction et comptabilité, vous êtes rattaché au Directeur général et Directeur des opérations.

1 - Missions principales :

(voir détail par domaine : comptabilité, facturation, RH, véhicules, administratif, relances)
Missions regroupées en 8 pôles :

- Comptabilité courante & achats
- Synthèse comptable mensuelle
- Gestion documentaire & conformité
- Parc véhicules et géolocalisation
- Accueil, secrétariat & moyen généraux
- Assistance facturation, Relances clients
- Suivi managérial & divers
- Logistique & fournitures

Missions détaillées de base

Comptabilité courante & achats :

- Émettre et suivre les bons de commande chantiers et généraux

- Enregistrement journalier des encaissements clients sur Spock et suppression des créances dans le tableau suivi clients

-Contrôle des comptes en comptabilité ( Si besoin : Réaffectation des règlements dans les bons comptes clients, établissement des factures de révision, OD concernant le déblocage des retenues de garanties )

- Génération et envoi des factures clients par lot sur Spock)

- Relances clients concernant E2V Entretien

- Notes de frais (saisie + justificatifs)

- Rapprochements factures Spock, corrections de prix

- Relancer fournisseurs pour factures manquantes

- Tenu du suivi des caution bancaire et de la transmission des réceptions de chantier .

Suivi des cautions bancaires :

- Mise à jour du tableau de suivi des cautions ( enregistrement des cautions demandés et des PV de réception déposés sur site BTP avec date d'échéance)

- Demande des cautions bancaires auprès de la BTP.

- Dépôts des PV de réception ou des mains levées afin de débloquer les lignes dans les meilleurs délais.

Suivi managérial & divers :

- Soutien à la direction pour certains RDV clients (planification interventions)

- Piloter des sujets transverses: RSE et sécurité (dont DUERP).

- Porter des projets de fond pour décharger DG et DO.

- Encadrer/coordonner de près RH et Assistante de production; être le point de contact pour certains sujets du bureau d'études.

Clôtures & synthèses mensuelles :

- Suivi FNP (factures non parvenues), vérification & relances

- Préparation éléments pour bilan mensuel.

Gestion documentaire & conformité :

- Répondre aux mails clients (documents administratifs, sous-traitance, réceptions)

- Mise à jour Provigis, Attestation Légale, E-Attestation etc.

- Mise à jour annuelle : références chantiers, certificats de bonne exécution, effectifs, CA, CACES, autorisations de conduite

- Gestion du document unique et trousses de secours

- Commande cartes BTP.

Parc véhicules :

- Suivi CT, VGP, vignettes Crit'Air, boîtiers géoloc

- Gestion sinistres (déclarations, RDV prestataires, suivi assurances)

- Mise à jour carnets véhicules

- Géolocalisation

- Mise à jour du tableau concernant la flotte automobile et matériel

- Envoi des dossiers aux experts dans le cadre des sinistres chantier

- Prise en charge des sinistres.

2 - Missions détaillées secondaires

Accueil, secrétariat & moyen généraux :

- Accueil téléphonique, messages, traitement courrier/colis

- Courriers divers (clients/fournisseurs/appels d'offres)

- Suivi des prestataires extérieur (carburant, informatique, ménage etc.)

Gestion devis & facturation :

- Intégrer devis signés (dossier chantier, plan de charge, tâches Spock)

- Procédures de facturation spécifiques par client (RG, caution, prorata, Chorus, Kaufman, Freez)

- Émission, transmission & suivi factures

- Suivi RG et révisions de prix (indices INSEE)

- Facturation entretien & mises à jour contrats

- Paramétrage & gestion ACCES SAP (clients & attestations).

Logistique & fournitures :

- Suivi des besoins des agences et dépôts.

- Commandes et réapprovisionnement régulier (papier, cartouches, classeurs, etc.).

- Vérification des stocks pour éviter les ruptures.

- Vérifier la conformité des factures liées à la gestion des déchets.

- Mettre à jour le registre de distribution pour garantir la traçabilité.