Gestionnaire de scolarité (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Descriptif du service
Le poste est à pourvoir au sein de la DIFOR - Direction de la formation. Le service de la scolarité des licences STS est un service de la Direction de la Formation. Il est composé de 15 personnels : 1 responsable, 1 responsable ajointe, 1 coordinateur de portail et 12 gestionnaires. Ce service est en charge de la gestion administrative de la scolarité de 7500 étudiants répartis dans 3 portails (Biosciences Géosciences – Mathématiques/Informatique – Physique Chimie, Sciences de l'Ingénieur) du recrutement des candidats jusqu'à la délivrance du diplôme.

Description du poste
En tant que gestionnaire scolarité Licence, vous jouerez un rôle clé dans l'accompagnement administratif des étudiants, de leur inscription à leur diplomation. Vous interviendrez au sein d'un des portails de Licence de l'Université, en lien étroit avec les autres gestionnaires du portail.

Vos missions principales :
• Vous accueillez, informez et orientez les étudiants tout au long de leur parcours universitaire.
• Vous assurez la gestion des inscriptions administratives et pédagogiques.
• Vous organisez les examens : convocation des surveillants, édition et vérification des procès-verbaux (jury d'UE, jury d'année).
• Vous contrôlez les saisies de notes et assurez leur intégration dans le logiciel APOGEE.
• Vous préparez les délibérations, effectuez les modifications nécessaires, éditez et délivrez les attestations de réussite et relevés de notes.
• Vous saisissez les absences et mettez à jour les bases de données administratives liées à la scolarité.

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :
• APOGEE
• BO
• TOMUSS

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences attendues :
• Vous êtes à l'aise avec l'accueil physique et téléphonique, et savez prendre des messages de manière claire et professionnelle.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Vous savez organiser votre travail, travailler en équipe et rendre compte à votre hiérarchie.
• Vous êtes disponible en période de forte activité, notamment lors des examens.
• Vous savez rédiger des comptes rendus et manipuler des données avec rigueur.

Connaissances appréciées (ou volonté de s'y former rapidement) :
• Procédures de gestion de la scolarité dans l'enseignement supérieur.
• Fonctionnement du logiciel APOGEE.
• Cadre réglementaire des formations universitaires.
• Organisation d'une université et circuits de décision.
• Techniques d'accueil et de communication administrative.

Savoir-être :
• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du relationnel, de l'écoute et votre réactivité.
• Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité dans le traitement des données.
• Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et savez vous exprimer clairement, à l'oral comme à l'écrit.

Poste à pouvoir le 29/09/2025
Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie C
Rémunération mensuelle brute: 2051,86 €
En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :
• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,...
• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l'université