Vos missions principales seront :
GESTION ADMINISTRATIVE :
Constitution des dossiers de demande de mission des agents avant départ et contrôle de la régularité des justificatifs de paiement au retour de mission.
Réservation des transports et des hébergements des agents en mission.
Collecte des documents nécessaires pour les demandes de création fournisseurs/agents/clients et enregistrement de ces dernières sur ticket GLPI.
Collecter, contrôler, classer et archiver les pièces des opérations financières.
Rédaction régulière de courriels pour informer un tiers de chaque étape d'un traitement, obtenir des informations, des documents.
GESTION FINANCIERE :
Saisie sur logiciel de bons de commande et des services faits en découlant. Suivre ces étapes et tenir un contact régulier avec le fournisseur.
Saisie sur logiciel des missions et des états de frais pour préparer la mise en paiement des remboursements des frais déclarés.
Pointer régulièrement le dépôt et/ou la mise en paiement des factures pour anticiper le nettoyage de flux (peut se faire en binôme avec le référent financier lors de sessions hebdomadaires ou mensuels).
Tenir un suivi des dépenses et des recettes dans chaque domaine.
Elaborer des tableaux de bord, en particulier pour le suivi des dépenses du CNU.
Suppléer, en cas d'absence prolongée, le référent financier qui est aussi le régisseur des recettes titulaire, pour les encaissements des paiements, l'établissement de devis et de factures.
Gestion des dossiers et paiements des Maîtres de stage universitaires.
Gestion des recettes (émission des demandes de titres de recettes) de l'UFR et du Campus.
Gestion des dossiers et paiements des coûts de transport du service sanitaire des étudiants.
Savoirs :
Connaître les finances publiques et les circuits d'élaboration de la comptabilité publique. Avoir une maîtrise de la structure budgétaire et du plan comptable.
Connaître l'environnement universitaire.
Analyser des données comptables courantes (volume des dépenses ...) pour évaluer les besoins de trésorerie.
Savoir-faire :
Bonne connaissance du Pack Office, notamment Excel.
Être à l'aise avec les logiciels bureautiques et de gestion (le logiciel SIFAC est central sur ce poste). Bonne qualité d'expression orale et rédactionnelle (échanges nombreux avec divers interlocuteurs).
Savoir-être :
Savoir appréhender les situations difficiles.
Savoir travailler en équipe, et rendre compte à sa hiérarchie.
Être autonome, rigoureux-se et organisé-e, notamment pour gérer et hiérarchiser les priorités. Respecter scrupuleusement la confidentialité des informations et données.
Savoir coordonner le travail en lien permanent avec le référent du service financier, mais aussi ponctuellement avec des gestionnaires ou responsables d'autres services.
Rémunération contractuels (hors variables) : 1538,46 euros net avant impôt selon profil
Congés : 45 jours de congés annuels
Télétravail : 2 jours/semaine
Prise en charge partielle des frais de transport en commun domicile-travail
Prise en charge partielle des frais de mutuelle
Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié
Billetterie loisirs et sorties à tarifs préférentiels
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