Assistant secrétariat des instances h/f

Au sein d'une équipe composée de 4 personnes, vos missions seront les suivantes :

- Anticiper et organiser les réunions d'instances selon le calendrier annuel et dans le respect de la réglementation et des statuts : logistique, convocations, préparation et constitution des dossiers d'instances
- Assurer les relations entre le service et les interlocuteurs internes, fourniture des documents des instances, signatures
- Préparer, rédiger et mettre en forme des documents (courriers, notes, tableaux, présentations, préparation trame PV), gérer la confidentialité
- Assurer les relations avec les administrateurs, gérer leurs déplacements
- Rechercher, diffuser et archiver les informations et les documents
- Gérer l'administratif du service : demandes et réception d'achats, validation des factures, demandes d'habilitations informatique, gestion du courrier, demandes d'intervention logistique ou maintenance, organisation de séminaires (recherche d'un lieu, réservations)

De manière occasionnelle, pour la direction générale :

- Répondre aux appels téléphoniques, "filtrer", identifier les urgences, prendre les messages
- Suivre et tenir l'agenda : planifier les rendez-vous et les déplacements


Assistant secrétariat des instances F/H - req2864
RÉFÉRENCE : req2864
ENTITE : APICIL TRANSVERSE
TYPE CONTRAT : CDI
RÉMUNÉRATION : 27-29 K€
LOCALISATION DU POSTE : 51, Boulevard Marius Vivier Merle, Lyon, 69003, FRA
POSTE À POURVOIR À PARTIR DU : 15/04/2026
FINALITÉS :
Participer à la gestion des instances du Groupe dans une démarche d'anticipation, d'organisation et de coordination des tâches.
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Au sein d'une équipe composée de 4 personnes, vos missions seront les suivantes :
- Anticiper et organiser les réunions d'instances selon le calendrier annuel et dans le respect de la réglementation et des statuts : logistique, convocations, préparation et constitution des dossiers d'instances
- Assurer les relations entre le service et les interlocuteurs internes, fourniture des documents des instances, signatures - Préparer, rédiger et mettre en forme des documents (courriers, notes, tableaux, présentations, préparation trame PV), gérer la confidentialité
- Assurer les relations avec les administrateurs, gérer leurs déplacements
- Rechercher, diffuser et archiver les informations et les documents
- Gérer l'administratif du service : demandes et réception d'achats, validation des factures, demandes d'habilitations informatique, gestion du courrier, demandes d'intervention logistique ou maintenance, organisation de séminaires (recherche d'un lieu, réservations) De manière occasionnelle, pour la direction générale :
- Répondre aux appels téléphoniques, "filtrer", identifier les urgences, prendre les messages
- Suivre et tenir l'agenda : planifier les rendez-vous et les déplacements
CONNAISSANCES REQUISES POUR LA TENUE DE L'EMPLOI :
Vous êtes titulaire d'un Bac +2 dans le domaine administratif, juridique, de l'assistanat ou équivalent, ou vous justifiez d'au moins deux ans d'expérience en tant qu'assistant(e), idéalement au sein d'un secrétariat général, d'une direction corporate ou d'un environnement institutionnel. Vous maîtrisez les outils bureautiques ainsi que les techniques d'assistanat, notamment la préparation de dossiers, l'organisation de réunions et la gestion documentaire. Vous présentez une appétence pour les sujets juridiques corporate et faites preuve d'organisation, de rigueur et d'une grande fiabilité dans le suivi de vos missions. Vous possédez par ailleurs d'excellentes qualités relationnelles, vous savez interagir avec des interlocuteurs variés dans un cadre institutionnel exigeant, et vous adoptez une posture professionnelle, alliant discrétion, sens du service et respect de la confidentialité. Enfin, vous travaillez avec autonomie, démontrez de la proactivité et êtes capable de vous adapter à un environnement dynamique.
CONDITIONS PARTICULIÈRES D'EXERCICE :
Aucune condition particulière n'est identifiée pour la tenue de cet emploi. Dans le cadre de ce process de recrutement, dès lors que votre candidature est retenue pour un entretien RH, vous serez amené à réaliser un questionnaire ASSESSFIRST.
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Acteur majeur de la protection sociale en France, le Groupe APICIL est fier d'accompagner 50400 entreprises client et d'assurer 1,7 million d'assurés principaux. Nous proposons des solutions pérennes, performantes et adaptées pour protéger nos assurés tout au long de leur vie : santé, prévoyance, épargne, services financiers et retraite complémentaire. Notre mission lorsque nous recrutons ? Révéler chaque potentiel et faire progresser tout le monde ! Mais ce n'est pas tout : chez APICIL, nos collaborateurs évoluent dans un environnement de travail inclusif, respectueux et ouvert à toutes les différences. Nous accueillons toutes les candidatures, sans distinction d'âge, de genre, d'origines, de situation de handicap, d'orientation sexuelle ou de convictions. Seules vos compétences comptent. Et notre Raison d'Etre ? Elle nous guide au quotidien : « Par une relation proche et attentionnée, soutenir toutes les vies, toute la vie ». Vous êtes unique ! Alors ensemble construisons un avenir solidaire et porteur de sens.