Notre agence recrute pour son client : Un Coordinateur documentation HSE/Facilicy (H/F).
Le Coordinateur Documentation HSE/Facility a la charge de réaliser les commandes du service HSE et Facilities ainsi que de suivre les contrats qui lui sont affectés. Il gère la documentation, la communication HSE, et à la charge de la mise à jour des indicateurs du service et des reporting interne/externe.
Missions :
- Gestion des demandes d'achat et des commandes :
- Participe aux réunions de travail sur les appels d'offres et la rédaction des cahiers des charges
- Effectue les demandes d'achats du service et assure les réceptions physiques et informatiques du service
- Contrôle et suit l'enregistrement des factures associées
- Suivre le déploiement des contrats (entretien des locaux, sanitation, vêtements) :
- Demande les devis et planifie les prestations
- Suit le calendrier de réalisation des prestations demandées par le HSE / Facilities ainsi que les VGP établies pour respecter les obligations dans le cadre des contrôles règlementaires pour pouvoir valider les factures et le paiement des prestations
- Interlocuteur des sociétés prestataires pour le service : gestion des vêtements de travail, et le nettoyage industriel, gestion des déchets, sanitation,..
- Gestion documentaire :
- Assure les mises à jour de la documentation HSE dans les outils de gestion documentaire
- Participe activement aux audits / inspections en mettant à disposition les documents à jour.
- Diffuse, classe et archive les procédures du service
- Coordinateur de formation du service
- Assure le suivi des formations et relance si nécessaire le personnel de son service afin qu'il respecte les délais requis et au besoin alerte le manager.
- Etablit mensuellement un rapport permettant d'évaluer l'impact d'éventuels retards de formation
- Tiens à jour les bases de données internes de consolidation des activités / dépenses effectuées dans le cadre environnemental afin de permettre la mise à disposition des KPI groupe HSE.
- Réalise les reporting nécessaires /reglementaire lié à DASRI, track déchets, BSD l'environnement déchets
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