L'ÉTABLISSEMENT : Né de la fusion de deux établissements et ouvert en 2017, l'Hôpital Nord Franche-Comté est un établissement moderne et récent. L'ensemble des sites est doté d'équipements à la pointe de la technologie qui vous permettront d'exceller dans votre spécialité. Situé en Franche-Comté, il est proche de la frontière Suisse et de l'Allemagne et est desservi par l'aéroport de Bâle et une gare TGV. Notre établissement propose un environnement de travail ressourçant et verdoyant au sein d'un patrimoine culturel et gastronomique riche. Nos avantages : - Crèche dédiée à l'établissement - CGOS Amicale du personnel - Self d'entreprise - Association sportive - Évènements festifs - Ateliers bien-être En chiffres : - 4500 professionnels (site de Trévenans et ses annexes) - 1200 lits et 600 places en EHPAD - 23 spécialités de médecine et 13 de chirurgie - 95 000 passages aux urgences - 125 000 admissions en hospitalisation - 2800 naissances Fidèle à nos valeurs d'égalité des chances et de diversité, notre établissement est handi-accueillant et met en oeuvre des actions concrètes pour accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Poste éligible au dispositif ADN talent. LE POSTE : Secrétaire médicale Pool de suppléance H/F Le poste La secrétaire assure les missions des secrétariats. Elle traite et coordonne les opérations et les informations médico-administratives du patient en collaboration avec les services administratifs, les soignants et les médecins. Elle travaille en équipe avec l'ensemble des collègues de ces services. Le service Quotité de travail : 50% Lieu d'activité : Pool de suppléance - Trévenans et sites annexes Rattachement hiérarchique : Niveau 1 : la secrétaire référente du secteur Niveau 2 : la responsable des secrétariats médicaux du secteur Niveau 3 : le Directeur des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique Relations professionnelles : Dans les services : l'ensemble de ses collègues, le personnel médical et soignant ; Dans l'établissement : les médecins, soignants, paramédicaux, autres services médicaux, bureaux des admissions, et services administratifs, autres établissements de santé, relations avec les patients, les familles, le public. Les conditions de travail Horaires : coupés ou continus, selon les plannings prévus et en fonction des postes tenus avec une amplitude de 6h30 à 18h30. Spécificités organisationnelles et relationnelles : Dépassements d'horaires éventuels, contact public, travail en collaboration avec l'ensemble de ses collègues, exigence d'un accueil de qualité des patients, relations avec la hiérarchie, grande polyvalence sur les différentes tâches, capacité d'adaptation et d'évolution suivant les tâches confiées. Matériels et outils utilisés : Outils informatiques : Excel, Word, Outloo, logiciels du DPI : Schapptbook, Powerchart, Dic't, LIFEN, Traça DP, PFM, Evoluance. Matériels : outils téléphoniques informatiques, fax/copieur Connaissance du vocabulaire médical Les activités Hors remplacements : - Aide à la résorption du retard sur toutes les tâches des secrétariats médicaux en corrélation avec les fiches de tâches des services concernés. Remplacements : Accueil physique : Accueil physique des patients hospitalisés ou des consultants en fonction du service, des visiteurs, du public, des professionnels de santé. Création du dossier Evoluance, Firstnet, facturation. Accueil téléphonique : - Réception des appels téléphoniques des patients, des familles, du public, des professionnels de santé, du personnel, des médecins traitants, et des services de l'HNFC. - Gestion des appels téléphoniques des services concernés : prise de messages avec transmissions aux personnes concernées. Gestion des sorties : - Gestion du suivi des patients à l'issue de l'hospitalisation ou de la consultation. - Traitement des demandes des médecins: RDV futurs, copies Programmations opératoires : - Programmation des interventions et hospitalisations. Gestion des dossiers : - Gestion du dossier du patient hospitalisé : importation des documents dans le DPI. Frappe : - Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers et comptes rendus médicaux. - Traitement des courriers : copies et envoi des comptes rendus. Tâches administratives - Préparation et participation éventuelles à des réunions. - Tableaux de garde. - Gestion des fournitures de bureau. - Gestion des fax, du courrier (tri et distribution). - Commandes de fournitures, imprimés. PROFIL RECHERCHÉ : Vos diplômes Diplômes ou formations : BTS Assistant de Direction, diplôme de secrétariat médico-social, diplôme de secrétariat, expérience dans les secrétariats médicaux. Prérequis : Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil, ), Bonne connaissance du vocabulaire médical, Bonne technicité dans l'accueil téléphonique et la communication, Bonne technicité informatique. Savoir-faire requis Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics, Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire, Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites, Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité, Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures, Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence, S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone, Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles, Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau, Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers. Exigences requises Connaissances opérationnelles : connaissances détaillées, pratiques et théoriques, d'un champ ou d'un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l'équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Ces connaissances sont contextualisées. Durée d'acquisition de quelques mois à un ou deux ans. Bureautique, codage des actes, communication, droit des usagers du système de santé, organisation et fonctionnement interne de l'établissement Connaissances approfondies : connaissances théoriques et pratiques approfondies dans un champ donné. Maîtrise des principes fondamentaux du domaine, permettant la modélisation. Une partie de ces connaissances sont des connaissances avancées ou de pointe. Durée d'acquisition de 2 à 4/5 ans. Secrétariat et vocabulaire médical Connaissances générales : connaissances générales propres un champ. L'étendue des connaissances concernées est limitée des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d'acquisition courte de quelques semaines maximum. Réglementation des archives Mme Claire MAILLOT
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