Environnement et contexte de travail : Métier de rattachement : Secrétaire Grade : Adjoint administratif Secteur d affectation : Centre de Formation d Assistant de Régulation (CFARM) Quotité de temps de travail : 50% Mission et compétences : Mission principale : Secrétariat de la formation d assistant de régulation médicale Compétences : Relationnelles confirmées, Gestion administrative, Gestion financière Activités principales : Organisation des épreuves de sélection pour les élèves ARM : Mise à disposition des dossiers dinscription demandés Réception des dossiers : vérification de la conformité du dossier dinscription, saisie informatique des données Convocations aux épreuves de sélection Suivi des émargements et des absences Renvoi des dossiers non retenus Envois des courriers dadmission en formation Formation au Diplôme dassistant de régulation médicale (DARM) : 1 à 2 promotions délèves par an (25 élèves) : la première de janvier à novembre la seconde de septembre à juillet Préparation avant lentrée des élèves : Gestion des contrats de formation Réalisation des badges des élèves, du trombinoscope des promotions ARM Réalisation des attestations : dentrée en formation, de présences mensuelles, de présences journalières Gestion des dossiers administratifs des élèves Stages : Conventions de stages hospitaliers et professionnels (tous les ans en début dannée) Courriers dannonces aux terrains de stage (stages extérieurs et CHU de LILLE) Préparation des attestations de présence en stage et des fiches de compétence Participation à lorganisation pédagogique : Vérification et traçabilité des fiches dévaluation de stage, des attestations de présence en stages hospitaliers et professionnels Préparation des documents pour le jury plénier : vérification de la présence de lensemble des documents requis Gestion administrative des instances et rédaction des comptes-rendus Gestion budgétaire : Facturation via lapplication GEF Gestion des dossiers administratifs en relation avec les organismes financeurs : pôle emploi, mission locale, Conseil Régional, OPCO, DRH des établissements de santé Information téléphonique sur les modalités dorganisation des formations et leur financement auprès des différents publics Réalisation individualisée des contrats de formation en fonction des partenaires financeurs Saisie informatique : Réponses aux enquêtes des tutelles et organismes partenaires Traçabilité et archivage des enquêtes de satisfaction en fin de formation Autres : Gestion des archives de son secteur dactivité selon les procédures institutionnelles Photocopies : documents administratifs, règlement intérieur, supports de cours des élèves et stagiaires, Communication extérieure : courriers et courriels diffusés pour la promotion dactions ponctuelles de formation et de formations continues des ARM Enregistrement de données dans différents logiciels spécifiques à la formation Missions transversales : Remplacement ponctuel au secrétariat de lIFA Démarche qualité et certification de la CGFRP, déclinaison au CFARM Profil recherché : Savoir-Faire : Maîtrise de la syntaxe, de lorthographe et de la grammaire Aisance dans toutes les formes de communication Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Powerpoint, Outlook Sens de lorganisation et des responsabilités Rigueur dans la gestion administrative et financière Sens du travail en équipe Accueil physique et téléphonique Discrétion Dynamisme, disponibilité Capacités dinitiative, esprit de synthèse Savoir-Faire Relationnels : Sens du rendre compte Rigueur Dynamisme Capacité d observation et d analyse rapide Esprit d équipe et disponibilité Maîtrise de soi et discrétion Expérience professionnelle souhaitée : Une expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat, notamment dans l accueil du public est souhaitée et de la maîtrise des outils bureautique.
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